*Este artigo foi produzido pelo GestãoClick com exclusividade para o Blog de Valor.

A ideia do Governo Federal é de que, gradativamente, a nota fiscal eletrônica seja emitida por todos os contribuintes, de forma voluntária. É certo que alguns desses já fazem parte de grupos obrigatórios, especificados pela legislação fiscal. E para todo tipo de empresa, separamos aqui 5 dicas essenciais para ajudar na emissão de nota fiscal eletrônica.

A nota fiscal eletrônica é o formato digital do documento que serve para comprovar a compra de um produto ou realização de um serviço. Ela ficará armazenada num sistema eletrônico, e passa a ser valida quando o emissor utiliza sua assinatura digital. A nota gerada é autenticada pelo sistema do SEFAZ (Secretária da Fazenda) ou Receita Federal, o que dá garantias ao consumidor e agilidade no repasse de informação das empresas remetentes a estes órgãos fiscalizadores.

Vejamos agora quais informações e dicas são fundamentais para que emita nota fiscal eletrônica sem problemas.

1 – Faça sua inscrição no SEFAZ

Parece óbvio, mas a empresa que deseja emitir nota fiscal eletrônica (para venda de mercadorias) precisa estar devidamente registrada no SEFAZ de seu estado de origem. Não é considerada nenhuma pendência fiscal, apenas é necessário estar inscrito devidamente.

Já em relação as notas fiscais eletrônicas de serviços, o contribuinte fará um cadastro municipal. Nas duas situações é importante o empreendedor saber como procedimento é ajustado ao seu CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas).

2 – Tenha um Certificado Digital

Trata-se de uma espécie de assinatura digital que validará a nota fiscal eletrônica emitida por sua empresa. Existem diferentes tipos de certificados (que devem ser escolhidos de acordo com o tipo de nota que a empresa emite, Série A ou Série S, por exemplo), entre os mais funcionais estão:

• Certificado A1 – um software bastante seguro, e pode ser aproveitado em mais de um computador da empresa;
• Certificado A3 – um token ou chip que é instalado em apenas uma máquina, mas que também oferece bastante segurança ao processo de emissão da sua nota fiscal eletrônica.

Entenda  qual certificado escolher para seu negócio!

3 – Saiba qual é a tributação que rege sua empresa

Pequenos e médio empreendedores podem recorrer a uma assessoria contábil para tirar qualquer dúvida da tributação que seu negócio é enquadrado. Porém, de maneira geral, os regimes tributários mais recorrentes a empresas desse porte são:

• MEI – o Microempreendedor Individual (MEI) é aquele que tem faturamento máximo de até R$ 81 mil, que não é dono nem sócio de nenhuma outra empresa e que tenha apenas 1 funcionário.
• ME e EPP – a Microempresa (ME) é a que tem faturamento anual de R$ 360 mil. Já a Empresa de Pequeno Porte (EPP) é aquela que alcança faturamento anual de R$ 4,8 milhões.
• Regime de lucro real ou lucro presumido – empresas que estejam acima dos R$ 4,8 milhões; também são regidas por outras cobranças tributárias.

4 – Conheça todos os passos para emitir a nota fiscal eletrônica

Todas as informações descritas na nota fiscal eletrônica serão disponibilizadas ao SEFAZ ou a Receita Federal, conforme falamos anteriormente. Por isso, é importante ter clareza em todos os campos de preenchimento da nota, para que não aja equívocos e evitar problemas com o Fisco.

Será de grande valia e agilidade para a emissão, um banco de dados com o cadastro de:

• Clientes e produtos
• CFPO (Código Fiscal de Operação e de Prestações)
• Valores
• Natureza da operação
• Códigos de tributação e outras informações

É sempre bom atualizar os funcionários que ficarão a cargo da emissão e envio das notas fiscais eletrônicas, assim garantirá a confiabilidade necessária ao processo.

5 – Implante um software de gestão

A emissão da nota fiscal eletrônica deve ser orientada pela segurança e agilidade, o software de gestão empresarial online  une estes dois pontos. Esses sistemas já suportam os certificados digitais mencionados, e espaços certos para guardar informação de seus clientes e de todos os produtos ou serviços oferecidos.

Uma empresa atacadista, por exemplo, logo que fechar a venda, poderá emitir a nota fiscal eletrônica usando apenas o CPF ou CNPJ de seu cliente (desde que já esteja cadastrado no sistema). Confirmará os dados dos produtos, e seus valores, e rapidamente a nota será lançada. Junto ao processo, também serão emitidos os boletos bancários, ou acionada a forma de pagamento específica de tal cliente.

Então, esperemos que nossas dicas lhe ajudem a emitir facilmente sua nota fiscal eletrônica.

*O GestãoClick é um software de gestão empresarial online, que oferece aos empreendedores e administradores diversos recursos para gerenciamento do negócio, como o controle financeiro e de estoque, emissão de notas e boletos, entre outras ferramentas. O sistema de gestão é direcionado a pequenas e médias empresa.