O cartão de crédito corporativo é uma solução que oferece diversos benefícios para a gestão financeira das empresas. Entre as vantagens, é possível destacar a praticidade na centralização de pagamentos e o maior controle sobre as despesas.
No entanto, quando mal utilizado, o cartão de crédito pode gerar o efeito contrário, aumentando os custos e comprometendo a saúde financeira do negócio. Por isso, é fundamental adotar medidas estratégicas para usá-lo de forma inteligente.
Quer saber como fazer isso? Continue a leitura e confira 8 dicas para utilizar o cartão corporativo de maneira vantajosa para os negócios!
1. Tenha múltiplos cartões
Ter cartões corporativos para diferentes áreas ou departamentos ajuda a reduzir a burocracia e melhorar a agilidade nos processos financeiros da empresa. Ao distribuí-los, você consegue descentralizar a gestão das despesas.
Desse modo, as equipes podem realizar pagamentos e aquisições de forma mais eficiente, sem precisar depender constantemente do setor financeiro para cada transação. Além disso, o uso dos cartões separadamente facilita a organização das finanças.
Como cada cartão pode ser associado a um centro de custo específico, é possível categorizar os gastos por setor, tornando a visualização das despesas objetiva. Dessa maneira, também é possível identificar possíveis gargalos financeiros e áreas em que o orçamento pode ser otimizado.
2. Defina os responsáveis por cada cartão
Ao vincular um cartão a um colaborador responsável, você mantém a rastreabilidade dos gastos. Afinal, a medida garante que cada transação tenha uma referência, evitando que informações importantes se percam.
A medida facilita a auditoria e o acompanhamento de despesas. Ainda, o colaborador com o cartão corporativo associado à sua área ou função entende melhor a relevância de gerenciar os recursos com cautela. Logo, a empresa fortalece um ambiente de confiança e autorresponsabilidade.
3. Estabeleça limites
Para que a empresa consiga planejar melhor os recursos financeiros, é interessante estabelecer os limites de gasto no cartão corporativo. Para tanto, o valor do crédito deve estar alinhado ao orçamento, ao mesmo tempo que atende às necessidades de cada área.
Desse modo, a empresa assegura que as despesas se mantenham dentro do esperado. Vale destacar que, sem esse controle, a gestão pode ficar desorganizada, levando a custos excessivos e comprometendo a saúde financeira do negócio.
4. Crie políticas para uso do cartão
As políticas para o uso do cartão de crédito corporativo devem ser bem definidas e de fácil compreensão. Elas precisam abordar, por exemplo, aspectos como limites de gastos, tipos de despesas permitidas, procedimentos para reembolso e as consequências de não seguir as diretrizes estabelecidas.
Ao determinar essas regras, a empresa cria um ambiente de transparência e reduz o risco de mal-entendidos. Afinal, os colaboradores sabem o que é esperado deles e o que está dentro dos parâmetros aceitáveis para o uso do cartão.
Ademais, revise as políticas periodicamente e adapte as regras de uso conforme as necessidades da empresa e mudanças nas operações. Assim, a utilização desse recurso estará alinhada aos objetivos financeiros e operacionais do negócio.
5. Monitore despesas
Acompanhar os gastos em tempo real ajuda a identificar rapidamente qualquer desvio em relação ao que foi planejado, sendo mais um fator que colabora para manter o controle sobre o orçamento. Uma forma de fazer isso é utilizar ferramentas de monitoramento.
Elas permitem visualizar todos os gastos, classificando-os automaticamente por categoria ou centro de custo. Essas funcionalidades facilitam a organização e proporcionam um panorama das despesas em cada área da empresa, permitindo ajustes rápidos, se necessário.
Em alguns casos, é possível aproveitar a própria fatura do cartão corporativo para essa tarefa. Ademais, como visto, os responsáveis pelos cartões precisam acompanhar as transações, verificando se elas estão de acordo com as políticas da empresa.
Essa medida evita que despesas não autorizadas ou não previstas comprometam o planejamento financeiro do negócio.
6. Oriente sobre os cuidados para evitar fraudes
Muitas vezes, as fraudes acontecem por descuido ou falta de conhecimento do responsável pelo cartão corporativo. Quando a equipe entende os riscos envolvidos e como prevenir problemas, o uso da solução se torna mais seguro e eficiente.
Então treine os funcionários sobre boas práticas de utilização do cartão corporativo, incluindo o que fazer em caso de perda, roubo ou uso indevido do instrumento. Além de reduzir as chances de fraude, a empresa ganha agilidade para bloquear o problema antes que ele cause um impacto maior.
Entre as dicas para evitar fraudes, estão:
- não compartilhar senhas;
- identificar transações suspeitas;
- utilizar o cartão somente em sites e estabelecimentos confiáveis.
7. Escolha datas estratégicas
Escolher datas estratégicas para compras e vencimento do cartão corporativo é uma forma inteligente de manter o fluxo de caixa saudável. O ideal é que o prazo da fatura esteja alinhado com o calendário de receitas da empresa.
Desse modo, é possível ter capital disponível para o pagamento, sem comprometer outras obrigações. Mais um ponto é considerar a data de fechamento da fatura, que geralmente acontece de 5 a 10 dias antes do vencimento.
Compras realizadas logo após esse período só serão cobradas no mês seguinte, o que pode ajudar a ter mais tempo para organizar o caixa e distribuir melhor os pagamentos da empresa.
8. Aproveite programas de benefícios
Aproveitar programas de benefícios no cartão corporativo é uma estratégia para transformar os gastos da empresa em vantagens. Muitas vezes, as operadoras permitem acumular pontos que podem ser trocados por passagens aéreas, hospedagens, equipamentos ou outros serviços úteis para o negócio.
Ainda, há opções com cashback, em que uma parte do montante gasto retorna como desconto na fatura ou até como depósito na conta da empresa. Algumas instituições também oferecem condições especiais para empresas, como a isenção de anuidade ou tarifas reduzidas.
Esses benefícios ajudam a otimizar os custos operacionais, reduzindo despesas e aproveitando ao máximo cada pagamento feito com o cartão corporativo.
Você conferiu 8 dicas para usar o cartão corporativo de maneira inteligente. Agora, vale aplicar essas orientações para que a ferramenta ajude a beneficiar a gestão financeira e não traga prejuízos para o negócio.
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