Toda empresa inevitavelmente precisa contar com a ajuda de fornecedores para realizar as suas atividades. É nesse contexto em que a cotação de preços desempenha um papel vital na gestão financeira.
No entanto, o processo também é bastante delicado, já que envolve a busca por melhores condições e preços das mercadorias ou serviços a serem adquiridos. Ademais, ela exige muita atenção para que você tenha acesso àquilo que a empresa realmente precisa.
Neste artigo, você verá como fazer uma cotação de preços de maneira eficaz e objetiva junto a potenciais fornecedores. Confira!
O que é uma cotação de preços?
A cotação de preços é utilizada pelas empresas para adquirir produtos ou serviços a partir de fornecedores. Desse modo, ela envolve etapas relacionadas a pesquisa, avaliação e escolha das melhores alternativas disponíveis.
Ao implantar um processo de cotação de preços eficaz, a organização pode encontrar as soluções que precisa pelo valor justo. Além disso, essa é uma ferramenta fundamental para identificar fornecedores confiáveis.
Dessa forma, as empresas podem se manter competitivas ao contar com as melhores entregas de fornecedores. Afinal, esse é um caminho para reduzir seus custos operacionais e aumentar a margem de lucro.
Como fazer uma cotação de preços, na prática?
Para ser bem-sucedida, a cotação de preços deve seguir alguns pontos considerados essenciais. Eles permitem cobrir todos os aspectos relevantes dessa atividade e descobrir as melhores alternativas disponíveis.
A seguir, você verá o passo a passo para fazer uma cotação de preços eficiente!
Identifique suas necessidades
Toda cotação de preços parte de uma ou mais necessidades da empresa. Por conta disso, antes de começar qualquer esforço nesse sentido, você precisa entender bem quais são as suas demandas.
Isso inclui especificações técnicas, quantidades e até mesmo o prazo em que você precisa desses itens. Essa compreensão torna o processo de cotação de preços mais objetivo, e garante que você obtenha o que precisa.
Por exemplo, considere uma empresa de tecnologia que está gastando muito com a fabricação de seus produtos. Nesse contexto, a necessidade dela é contar com um fornecedor de matéria-prima com preços mais competitivos, mantendo a qualidade.
Pesquise por fornecedores
Após identificar quais são as suas necessidades, o próximo passo é buscar por fornecedores que possam atendê-las. Para isso, você pode pesquisar na internet, pedir indicações de parceiros ou, até mesmo, participar de feiras relacionadas ao seu nicho de mercado.
Seja qual for a escolha feita, é importante existir sinergia entre a sua necessidade e a oferta do fornecedor em potencial. Do contrário, você corre o risco de não obter os resultados desejados ou ter outros problemas no futuro.
Imagine o caso de uma rede hoteleira de luxo que escolhe um fornecedor de artigos para banho de baixo custo e que não mantenha os mesmos padrões. Apesar de atender à necessidade em relação à quantidade, o acordo pode prejudicar a qualidade — o que será percebido pelos clientes.
Solicite as cotações
Ao ter uma lista de fornecedores em potencial para a sua necessidade, basta entrar em contato com eles e solicitar cotações. Isso significa obter a lista detalhada de produtos e preços que essas empresas oferecem e atendem ao que você está buscando.
Nesse contato inicial da cotação de preços, certifique-se de enviar informações objetivas sobre o que a sua empresa precisa. Inclua detalhes sobre quantidades, prazos e toda informação relevante.
Ademais, quando começar a receber as respostas, aproveite para manter um controle interno com essas cotações. Você pode usar desde uma planilha simples até um software especializado para organizar os dados.
Analise as propostas recebidas
Depois de obter as devolutivas dos seus pedidos de cotação, começa outra etapa essencial desse processo: a análise das propostas. Isso envolve comparar as condições oferecidas por cada fornecedor em potencial, como preços, condições, prazos e outros.
Outro ponto de atenção é não se concentrar apenas nos custos. Você se lembra do exemplo da rede hoteleira? É preciso estabelecer um equilíbrio entre todos os atributos da oferta dos fornecedores para contar com o que você precisa.
Vale a pena ter a ajuda de outros profissionais da sua empresa para multiplicar as perspectivas. Tenha em mente que mais pessoas podem ter visões diferentes, capazes de identificar aspectos que você possa ter deixado passar.
Negocie com os fornecedores
O próximo passo envolve negociar com os fornecedores a partir das ofertas que tenham maior sinergia com a sua necessidade. Nesse momento, você pode solicitar descontos, ajustar algumas condições e discutir mais a fundo outros detalhes do produto ou serviço.
Lembre-se de que a negociação é uma parte vital da cotação de preços. Isso pode ser decisivo para você conseguir o que está buscando de uma maneira equilibrada e objetiva.
Além disso, é preciso manter uma via de comunicação aberta com esses potenciais fornecedores. Um dos motivos é que essa é uma relação que precisa ser baseada na confiança.
Decida com base em critérios objetivos
Por fim, após a negociação, você deve fazer a sua escolha com base em critérios objetivos. Ou seja, opte pelo fornecedor que oferece o melhor equilíbrio entre preço, qualidade e outros fatores relevantes para as suas necessidades.
Desse modo, a decisão não se resume a escolher aquele que é mais barato. Lembre-se sempre de considerar a qualidade do serviço e o quanto ele se adequa às prioridades do seu negócio.
Para fins de transparência e consultas futuras, certifique-se de documentar todo esse processo. Essa também é uma ótima forma de agilizar as próximas cotações de preços da sua empresa de maneira produtiva.
Como negociar melhores preços e condições?
Como você viu, uma parte fundamental da cotação de preços envolve saber negociar com seus possíveis fornecedores. Esse aspecto pode ser decisivo para você obter as melhores condições para o que está precisando.
Antes de iniciar qualquer negociação, tenha em mente exatamente o que você busca e jamais se esqueça de como estão definidas as suas prioridades. Outro aspecto importante se refere ao preço.
Defina um valor máximo que a sua empresa está disposta a pagar para servir de limite. Assim, você não perde o controle da sua gestão financeira durante a cotação.
No entanto, lembre-se de que esse processo não deve ser relacionado apenas ao preço. Busque identificar o valor real do produto ou serviço ofertado e como ele se encaixa nas suas necessidades. Assim, é possível evitar pagar a mais de forma desnecessária.
Ao entender para que serve uma cotação de preços e as suas boas práticas, você já tem tudo o que precisa para ter bons resultados. Esse processo será decisivo para a sua organização contar com os recursos que precisa para atingir seus objetivos operacionais.
Este artigo ajudou você a enxergar novas possibilidades em relação à cotação de preços? Então repasse o conhecimento para seus contatos ao compartilhar o conteúdo nas suas redes!
