Gerenciar tarefas e projetos é um dos pilares da produtividade de uma empresa. Para tanto, há diversas estratégias e ferramentas que garantem uma melhor visualização da rotina. O diagrama de Gantt é uma das principais.
Ele se destaca por possibilitar uma visualização cronológica de tarefas e projetos, permitindo entender melhor a capacidade produtiva do time e os prazos. Esse é um dos métodos mais tradicionais do mundo, criado no início do século XX.
Quer saber mais sobre o diagrama de Gantt? Neste artigo, você verá como ele funciona, quais são as vantagens de contar com a ferramenta e como utilizá-la no gerenciamento de tarefas.
Aproveite a leitura!
O que é o diagrama de Gantt?
Como visto, o diagrama de Gantt, também chamado de gráfico de Gantt, é uma ferramenta de gestão de projetos. Ele funciona criando um cronograma de execução de tarefas, permitindo visualizar quanto tempo cada etapa toma até a conclusão do projeto.
A abordagem foi criada pelo engenheiro norte-americano Henry Gantt, no início do século XX. Ele fez uma adaptação de uma ferramenta criada anos antes pelo engenheiro polonês Karol Adamiecki, chamada de harmonograma.
Visualmente, o diagrama é como uma linha do tempo. As tarefas são apresentadas em formato de barra em um gráfico. Quanto maior for a duração da execução da tarefa, mais a barra cresce horizontalmente.
Portanto, a linha horizontal do diagrama representa a duração da atividade e do projeto como um todo. Por sua vez, as tarefas são listadas na vertical. Inclusive, muitas delas têm dependências, já que determinadas etapas só podem começar após a conclusão da anterior.
Para compreender melhor o funcionamento, imagine uma agência de publicidade que precisa fazer um outdoor. A campanha deve passar por fases como alinhamento com o cliente, redação do conteúdo, design gráfico, impressão etc.
Portanto, no diagrama de Gantt, cada fase se torna uma tarefa, devendo avançar na linha do tempo do gráfico. Quando uma etapa é concluída, há o prosseguimento para a próxima, até a entrega do projeto.
Para ilustrar, veja o exemplo de um template de diagrama de Gantt, disponibilizado pela Microsoft, que pode ser usado no Excel:
Quais são as vantagens de usá-lo?
O diagrama de Gantt se destaca por proporcionar uma visualização clara do avanço de um projeto. No exemplo da agência de publicidade, o gestor de projetos consegue saber em qual etapa a produção da campanha está sem precisar interferir na produtividade da equipe.
Usar o diagrama também é vantajoso para:
- controlar prazos: quando você visualiza o tempo de tarefa e quanto falta até a conclusão, fica mais fácil projetar a probabilidade de atendê-lo no prazo ou necessidade de fazer mudanças na rotina;
- aumentar a produtividade: o diagrama estabelece dependências entre as tarefas. Desse modo, ele evita gargalos que afetem a rotina. No caso do outdoor, o designer consegue focar em outras tarefas enquanto o projeto está nas etapas anteriores à sua;
- facilitar a comunicação: com o gráfico, a comunicação se torna mais fluida, já que todos podem visualizar o andamento do projeto.
Também é possível ressaltar a versatilidade do método. Cada empresa ou departamento tem a opção de criar um diagrama único por projeto, respeitando as etapas envolvidas e o cronograma de conclusão.
Como usar um diagrama de Gantt?
Chegando aqui, você entendeu como funciona e quais são as vantagens de contar com um diagrama de Gantt para a gestão de projetos.
Agora, confira como utilizar a ferramenta na sua rotina!
Defina as tarefas e o escopo do projeto
O primeiro passo é listar as tarefas individuais. Como você viu, cada diagrama pode ser personalizado para os projetos específicos. Por exemplo, a criação de um site envolve etapas diferentes de uma campanha de marketing para o lançamento do produto.
Depois de definir as tarefas, os recursos necessários e os responsáveis por elas, estabeleça o prazo para cada atividade. Isso deve ser feito respeitando o cronograma do projeto e a capacidade produtiva da sua equipe.
Determine as dependências
Conforme você aprendeu, diversas etapas de um projeto costumam ter dependências. Portanto, na hora de criar um diagrama, determine quais são esses relacionamentos para assegurar que o projeto avance em uma ordem cronológica.
Vale a pena aproveitar esse momento para mapear eventuais imprevistos com potencial de impactar a produtividade. Assim, se esses cenários se concretizarem, existe a possibilidade de executar planos de contingência para buscar garantir a conclusão no prazo.
Crie o diagrama
Com responsáveis definidos, cronograma estabelecido e dependências mapeadas, é hora de criar o diagrama de Gantt com a equipe. Há diversas ferramentas que permitem esse desenho, tanto gratuitas quanto pagas.
Como visto, o próprio Excel tem recursos que viabilizam a geração do diagrama. Você também pode usar outras plataformas de gestão de projetos para criar o gráfico de Gantt, como Trello e ClickUp.
Para essa decisão, priorize uma plataforma com boa usabilidade para sua equipe, que disponha das ferramentas de que o time necessita. O diagrama deve ficar acessível para todos os responsáveis pelo projeto.
Atualize conforme o projeto avança
Por fim, registre os progressos do projeto conforme as tarefas avançam. Para facilitar a sua visualização, uma estratégia é definir um status para cada atividade, como “a fazer”, “fazendo”, “em espera” e “concluído”.
Outra boa prática é pensar em mecanismos de automação. Por exemplo, quando o status de uma tarefa muda, ela automaticamente avança para a próxima etapa sem precisar que o gestor ou o responsável pela atividade a alterem manualmente.
Ademais, para garantir a conclusão do projeto no prazo, monitore o progresso regularmente para se certificar de que não há problemas. Identificar obstáculos cedo permite que o time busque soluções mais rápidas para contorná-los.
Completando esta leitura, você aprendeu o que é um diagrama de Gantt e viu como ele pode ser um importante aliado na gestão de projetos da empresa. Portanto, se você está em busca de uma alternativa para aumentar a produtividade da equipe, considere explorá-lo.
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