Muitos empresários individuais têm dificuldades em manter suas operações dentro da lei. Não é para menos: de acordo com estudos do Banco Mundial, o Brasil fica atrás de mais de 100 países quando o assunto é o processo de abrir uma empresa.

Por aqui, são necessários cerca de 13 procedimentos diferentes, que demoram aproximadamente 107 dias para ficar prontos. Isso se o empreendedor fizer tudo certo, o que inclui o conhecimento e a correta interpretação de um emaranhado de leis e atos normativos regulamentares.

No entanto, não podemos aguardar de braços cruzados até que a vida do pequeno empresário seja simplificada e desburocratizada! Com isso em mente, elaboramos um artigo com tudo o que você precisa saber sobre o CEI e o CNPJ, dois cadastros importantes para o empresário, mas que acabam causando muita confusão, na prática.

Você sabe a diferença entre CEI e CNPJ? Confira a seguir!

CEI e CNPJ: semelhanças e diferenças

A confusão entre os dois cadastros se justifica, já que, em alguns casos, o CEI pode fazer as vezes do CNPJ e vice-versa. Apesar disso, é importante esclarecer que isso só acontece em situações específicas previstas expressamente em lei. Além do mais, como veremos, não cabe ao empreendedor optar entre o CNPJ e o CEI: ele deve saber identificar em qual situação se encaixa e seguir as determinações legais.

Conhecendo um pouco mais sobre o CNPJ

A sigla CNPJ significa “Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas”, e funciona como uma espécie de identificação de sociedades empresárias, sociedades simples e até mesmo entidades sem personalidade jurídica (como condomínios) perante a Receita Federal do Brasil.

Dentro do cadastro estão contidas algumas informações importantes e que interessam especialmente à finalidade de fiscalização e administração tributária exercidas pela União, por estados e municípios e também pelo Distrito Federal.

Entre outras informações, consta no CNPJ o nome da empresa, a data de abertura, o código e a descrição das atividades econômicas principais e secundárias, a natureza jurídica, a situação cadastral (ativa, inapta, suspensa, baixada ou nula) e também o endereço da entidade.

O CNPJ é representado por um número de 14 dígitos e cada estabelecimento deve ter um número próprio, que deve ser registrado em todas as notas fiscais emitidas pela empresa e também na embalagem de todos os produtos industrializados fabricados ou comercializados em território nacional.

Os oito primeiros dígitos do CNPJ são chamados de “raiz” e identificam a empresa ou entidade em questão. Os quatro números que vêm depois são chamados de sufixo e servem para identificar a unidade de atuação da empresa, isto é, distingue os diferentes estabelecimentos comerciais pertencentes à mesma pessoa jurídica.

Já os últimos dois dígitos do CNPJ recebem o nome de “dígito verificador” e são, na verdade, o resultado de uma equação que envolve os doze dígitos antecedentes, para assegurar que estamos diante de um número válido de CNPJ.

Quem está obrigado a se inscrever no CNPJ?

Todas as pessoas jurídicas domiciliadas no Brasil e também as entidades a elas equiparadas na forma da legislação aplicável ao imposto de renda estão obrigadas a se inscrever no CNPJ antes mesmo de darem início às suas atividades. O mesmo vale para cada um dos estabelecimentos ligados a essas organizações, como pontos de venda, lojas e filiais.

Como se inscrever no CNPJ?

O procedimento completo pode ser consultado diretamente no portal da Receita Federal, mas, de forma resumida, podemos dizer que o responsável pela empresa deve preencher a ficha cadastral da pessoa jurídica (FCPJ) ou o quadro de sócios administradores (QSA) e transmiti-lo pela internet para a Receita por meio do software Receitanet.

Depois disso, poderá imprimir o recibo de entrega e também o DBE (Documento Básico de Entrada). Com o DBE em mãos, o responsável pela empresa deve procurar um cartório de registro civil de pessoas jurídicas e finalizar o processo.

Vale lembrar que, no caso do MEI (Micro Empreendedor Individual), todo o procedimento é realizado pela internet através do portal do empreendedor e o número do CNPJ já é criado automaticamente junto ao registro da empresa.

Conhecendo um pouco mais sobre o CEI

Já o CEI, ou Cadastro Específico do INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), é utilizado por pessoas físicas equiparadas por lei a empresas, ou seja, pessoas naturais, comuns, mas que, ao exercerem suas atividades, possuem um status de empresa.

Quem está obrigado a ter uma matrícula no CEI?

São poucos os profissionais que estão obrigados a se cadastrar no CEI. A lei prevê especificamente um por um. Todos os outros profissionais não mencionados na lei não estão obrigados a ter uma matrícula CEI.

Em suma, os obrigados a efetuarem matrícula no CEI são o equiparado à empresa isento de CNPJ; o proprietário do imóvel; o dono da obra ou incorporador de construção civil, sendo ele pessoa jurídica ou física; a construtora (ou líder do consórcio) quando contratada por empreitada total; o titular de cartório e também o produtor rural em alguns casos.

Diferentemente do que acontece com o CNPJ, aqui, o profissional não precisa ter uma matrícula antes mesmo de começar a exercer suas atividades. É possível que ele dê início ao seu ofício, desde que realize a matrícula em um prazo de até 30 dias contados do início dos trabalhos.

Como tirar uma matrícula no CEI?

Para tirar a matrícula CEI, o contribuinte pode se encaminhar a qualquer unidade de atendimento da Receita Federal do Brasil, ou pode fazer todo o procedimento pela internet, sem precisar sair de casa.

Neste caso, o contribuinte preencherá um formulário contendo informações pessoais e também cadastrará uma senha, que será utilizada sempre que acessar o sistema. Esses dados incluem nome, endereço e CPF, e posteriormente são submetidos a uma análise realizada por auditores fiscais da Receita.

Vale destacar que, com a chegada do portal do e-Social, o empregador doméstico passa a não precisar mais de ter uma matrícula CEI, já que ele passa a ser identificado no portal pelo seu CPF. O portal e-Social facilita os cálculos dos encargos trabalhistas de forma unificada, tais como o FGTS e, é claro, a contribuição ao INSS.

Em conclusão, a diferença entre CEI e CNPJ é que, em regra, o empresário individual ou a sociedade empresária devem estar cadastrados no CNPJ e é através desse registro que o contribuinte é identificado pela Receita Federal, órgão responsável pela arrecadação da contribuição ao INSS, já que ela tem natureza tributária. Em alguns casos, porém, a lei equipara algumas pessoas físicas a pessoas jurídicas e exige que, ao exercerem suas atividades, tenham uma matricula ativa no CEI.

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Artigo publicado em 19/10/2017. Atualizado em 06/05/2019.