Imagine duas situações: na primeira você passa o dia trabalhando muito, mas ao sair da empresa ou do escritório tem a sensação de que não fez nada do que precisava ter sido feito.Muitas atividades foram iniciadas, nenhuma foi concluída. Então, você percebe que sua produtividade no trabalho está afetada.

Na segunda, você sente como se as horas no seu dia fossem insuficientes para dar conta de tudo. “Meu dia precisava ter 30 horas”, você diz. Será mesmo?

Podemos apostar com você que se nossos dias tivessem 30 horas muitos de nós ainda estaríamos reclamando que não conseguimos dar conta de tudo. O motivo disso é simples: não estamos sendo eficazes na Gestão do Tempo.

O que é Gestão do Tempo e qual sua importância?

Gestão ou Gerenciamento do Tempo (ou, ainda, Administração do Tempo) refere-se a como organizamos nossos dias para diferentes atividades. Trata-seda maneira pela qual decidimos utilizar nosso tempo a fim de maximizar nossa produtividade para alcançar objetivos.

O fato é: se você não sabe como gerenciar seu tempo, não tem como alcançar seus objetivos pessoais e profissionais. Por isso, a gestão do tempo está intimamente ligada com a produtividade.

O que é produtividade?

Produtividade é uma medida do quanto fazemos ou realizamos em um determinado período de tempo.Ela é determinada pela maneira que gerenciamos três variáveis:

• Nossos recursos materiais;
• Nossa energia; e
• O tempo.

Note que, enquanto as duas primeiras variáveis(recursos materiais e energia) podem ser expandidas, a terceira é linear e não pode ser recuperada.

Para ser mais produtivo é essencial ter boas habilidades de gestão do tempo. Sendo assim, se você quer saber como ter mais produtividade no trabalho e fora dele, inevitavelmente precisará saber como administrar seu tempo.

Já trouxemos, em outra oportunidade,dicas para melhorar a gestão do tempo nas empresas. Agora, a pergunta é: como você pode administrar o tempo de modo a melhorar o seu desempenho?

Dicas para melhorar o desempenho profissional e pessoal

Ter uma melhor ou pior performance não é sobre quanto tempo você tem. É sobre como efetivamente você lida com a gestão desse tempo. Algumas ações que você pode começar a aplicar ainda hoje, tanto na sua vida pessoal quanto profissional, incluem:

1 – Respeite seu relógio interno

Cada um de nós tem seu próprio ritmo. E aqui não falamos apenas em ser uma pessoa “noite” ou “dia”. Vamos um pouco além: todos temos horas de pico para produtividade, energia e foco, os quais variam de indivíduo para indivíduo.

Quando trabalhamos “com”, e não “contra” nosso relógio interno, entendemos que aquelas tarefas mais trabalhosas, cansativas e/ou que exigem mais devem ser realizadas durante o pico de desempenho pessoal.

2- Organize-se

Não tem como falar em gestão do tempo e produtividade sem falar sobre um pré-requisito: a organização. Antes de começar o dia, faça uma lista de tudo o que precisa ser feito.

Algumas pessoas gostam de fazer isso no dia anterior, à noite, ou aos domingos. Veja o que melhor funciona para você. Além disso, organização também tem a ver com um ambiente de trabalho com tudo no lugar. Livre-se da desordem (e isso vale para sua casa).

3 – Determine suas prioridades (urgente x importante)

Você tem uma lista de tarefas para executar durante o dia. Antes de focar em cada item sem pensar, defina prioridades. Aliás, priorizar é uma das técnicas de gestão de tempo mais importantes. Isso significa que você terá que lidar com a diferença entre urgente e importante:

• Urgente é toda aquela tarefa que precisa de atenção imediata.
• Importante é tudo que contribui para a realização de metas de longo prazo.

Observe que nem tudo que é urgente, é importante. Assim como nem tudo que é importante, é urgente. Uma ferramenta muito utilizada para priorização e aumento de desempenho é a Matriz de Eisenhower. Ela é dividida em quatro quadrantes, sendo que:

• Quadrante 1: tarefas urgentes e importantes (exigem nossa atenção imediata, portanto, sua energia deve estar nessas atividades).
• Quadrante 2: tarefas não urgentes, mas importantes (não têm um prazo urgente, mas nos ajudam a atingir importantes metas pessoais e de trabalho)
• Quadrante 3: tarefas urgentes e não importantes (exigem nossa atenção agora, pois são urgentes, mas não nos ajudam a atingir nossas metas, afinal, não são importantes. Geralmente são interrupções de outras pessoas).
• Quadrante 4: tarefas não urgentes e não importantes (as chamadas distrações. São atividades ótimas para relaxar, como, por exemplo, navegar na internet, ver redes sociais etc. O recomendado é gastar menos que 5% do seu tempo nelas).

4 – Elimine distrações (isso incluem os e-mails)

Hoje em dia as distrações vêm principalmente dos nossos smartphones. Comece desativando os alertas dos aplicativos. Defina também um tempo para ler e responder os e-mails (não se preocupe, se houver algo urgente a pessoa ligará). Uma dica é verificar o correio eletrônico duas vezes ao dia (uma pela manhã e uma no final do dia).

Concluindo

Sabe aquela frase que diz que “o tempo não volta atrás”? Pois é, falar sobre o tempo é tratar de algo perecível.Por isso, a importância da gestão do tempo é justamente esta: o tempo é nosso recurso mais valioso. Para lidar bem com ele e conseguir ter a produtividade que você deseja, não esqueça que equilíbrio é fundamental.

Uma vida não equilibrada é sinônimo de estresse.Portanto, não se esqueça de fazer atividades como caminhar no parque, ler, ouvir sua música favorita, praticar algum trabalho manual, entre outras. Jamais ignore esses momentos enquanto você está na corrida para cumprir com seus objetivos maiores.

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