*Este artigo foi produzido pela Juridoc com exclusividade para o Blog de Valor.

Cada vez mais os métodos tradicionais de assinatura e autenticação de documentos são substituídos por inovações tecnológicas, como as assinaturas digitais. O principal objetivo da assinatura digital, assim como outras assinaturas eletrônicas, é autenticar rapidamente um documento com uma marca exclusivamente identificável que não exija o uso de papel e caneta.

Essas assinaturas são amplamente usadas em assuntos privados, transações legais e comerciais e até mesmo como parte de documentos oficiais do governo, graças ao alto nível de segurança que oferecem. Entre as suas principais vantagens estão tornar o ambiente de trabalho mais seguro e eficiente digitalmente, além de permitir que os usuários acelerem o processo de assinatura e documentação online.

É sobre esses e outros benefícios das assinaturas digitais que vamos falar neste artigo. Mas antes de partir para estas vantagens, vamos explicar brevemente qual a diferença entre as assinaturas digitais e eletrônicas. Confira!

Assinaturas digitais x assinaturas eletrônicas

As assinaturas eletrônicas referem-se a qualquer assinatura on-line anexada a um registro que autentica os signatários e abrange a outros tipos de meios eletrônicos de se assinar um documento, além da digital. Ou seja, as assinaturas digitais são um subconjunto específico das assinaturas eletrônicas.

A assinatura digital distingue-se de outros meios eletrônicos de autenticação de documentos por ser um mecanismo criptográfico, chamado de Infraestrutura de Chave Pública, que fornece um nível muito alto de segurança, dificultando a duplicação. Essa tecnologia autentica o documento do remetente e garante que o documento permaneça inalterado ao atingir o destinatário, tornando o processo mais seguro e legítimo.

E são os benefícios dessa assinatura que vamos listar a seguir. Acompanhe!

1. Segurança

Como já mencionado, uma assinatura digital, por meio da tecnologia e verificação de criptografia, oferece mais segurança do que uma assinatura eletrônica. A mensagem codificada em uma assinatura digital identifica o signatário e o vincula a um documento gravado em particular.

Os dados exclusivos de “impressão digital” de identificação em uma assinatura digital permanecem incorporados em um documento. Por conseguinte, qualquer sinal de que alguém adulterou ou alterou um documento após assiná-lo pode ser facilmente detectado.

2. Conveniência

Atualmente, até mesmo pequenas empresas locais lidam com fornecedores, clientes e parceiros diferentes em várias cidades, estados e países. Neste cenário de globalização, as assinaturas digitais permitem a autenticação remota, o que a torna uma solução muito mais conveniente do que a alternativa de envio e / ou impressão e digitalização.

Portanto, ao invés de enviar um documento para uma parte que precisará imprimir, assinar, digitalizar e enviá-la para a próxima, repetindo todo o processo,  todos podem se conectar em segundos.

3.Economia de tempo

As assinaturas digitais garantem que as empresas economizem tempo com documentos e contratos assinados com alguns cliques, visto que os documentos podem ser assinados quase que em tempo real de qualquer lugar, utilizando um tablet, smartphone ou computador.

Este, inclusive, é um dos principais benefícios das assinaturas digitais para qualquer empresa.

4.Redução de custos

Sem dúvidas, as assinaturas eletrônicas são mais econômicas do que o método tradicional de caneta e papel.

Neste ponto, não há apenas economia de papel, mas também em postagem e, claro, tempo, que também significa dinheiro quando tange a esfera empresarial. Sem contar com a economia em outros custos indiretos, como arquivamento, redigitação de dados, arquivamento ou rastreamento.

5.Eficiência empresarial

Com menos atrasos, as assinaturas digitais garantem melhor eficiência no fluxo de trabalho. O gerenciamento e o rastreamento de documentos são facilitados, com menor esforço e tempo envolvidos.

Os custos envolvidos na integração de assinaturas digitais nos processos de trabalho são relativamente pequenos em comparação com seus benefícios, e faz deste um dos principais benefícios das assinaturas digitais para empresários de qualquer tamanho e segmento.

6. Validade Legal

As assinaturas digitais fornecem autenticidade e garantem que a assinatura seja verificada, com validade legal em qualquer tribunal como qualquer outro documento em papel assinado.

7.Benefícios ambientais

As assinaturas digitais estão um passo à frente quando o assunto é reduzir o desperdício e colaborar com a proteção do meio ambiente.

E adotar essa prática é bem vista à medida que corporações e empresas se tornam mais conscientes de seu papel na sustentabilidade.

Bônus: Como obter uma assinatura digital?

A primeira etapa para obter uma assinatura digital é escolher uma Autoridade Certificadora.

Com uma rápida pesquisa na internet é possível obter informações sobre custos e a documentação necessária para a emissão do certificado digital. Escolhida a certificadora, o solicitante preencherá um formulário de inscrição com suas informações e assinatura.

Além de apresentar os documentos obrigatórios, será necessário passar pela validação presencial que consiste no processo de cadastramento biométrico (fotografia e digitais).

Conclusão

As assinaturas digitais são ideais tanto para organizações pequenas quanto médias e grandes.Elas ajudam a acelerar o processo de trabalho, visto que oferecem tempo de resposta mais rápido em transações comerciais.

E quanto mais hábil os processos, maior a capacidade de sua empresa fechar negócios bem-sucedidos.

Por isso, se você tem uma empresa ou pensa em abrir um negócio próprio no futuro, não deixe de considerar os benefícios as assinaturas digitais para a sua empresa e escolha dar um passo além em prol do crescimento do seu negócio em uma Era cada vez mais rápida e tecnológica.

*Juridoc é uma plataforma de automação e gerenciamento de contratos e documentos que permite um processo eficiente, com redução de tempo e custos. O software simplifica todo o ciclo de vida do contrato, agiliza o fluxo de trabalho e aprimora a conformidade.