*Este artigo foi produzido pelo GestãoClick com exclusividade para o Blog de Valor.

Administrar um pequeno negócio não é fácil. Ainda que você não tenha uma empresa dividida em diversos departamentos, com dezenas de colaboradores, não há como fugir da obrigação de fazer a gestão dos diversos aspectos do negócio, principalmente das áreas: comercial, de marketing, financeira, gestão de riscos e RH.

O tema desse artigo é a gestão financeira. Você terá acesso a cinco dicas infalíveis para a gestão financeira de pequenos negócios. A boa notícia é que com um bom planejamento e um bom sistema de gestão empresarial, o único cuidado especial, a única tarefa que vai pesar sobre o dia a dia, é a gestão do fluxo de caixa. Tirando isso, suas finanças fluirão naturalmente e sob controle.

1 – O dinheiro da empresa é da empresa: separe as contas

A primeira dica é para você lidar com o maior risco que aflige os pequenos negócios, uma armadilha em que muitos empreendedores caem, que é misturar as contas pessoais com as contas da empresa.

Você deve trabalhar em cima de uma previsão de faturamento. Com base nela, projete os seus ganhos mensais e faça a transferência para a sua conta pessoal no final do mês. Pense que você é um funcionário de sua empresa, alguém que ela deve remunerar e que deve viver dessa remuneração.

Não tire dinheiro do caixa da empresa para pagar suas contas e despesas pessoais em hipótese alguma. Esse tipo de conduta tem o condão de desmontar qualquer planejamento financeiro que você tenha feito, desestruturar seus controles e comprometer o fluxo de caixa.

2 – Banco é para financiar investimentos, não para pagar dívidas

Se você está usando crédito bancário para financiar dívidas e capital de giro, muito cuidado. Seu negócio está em risco. Por isso, o planejamento financeiro é tão importante não apenas para a gestão financeira de pequenos negócios, mas para empresas de qualquer porte.

Tenha em mente que quando você toma dinheiro emprestado para pagar dívidas ou ter capital de giro, está aumentando o custo do seu negócio com os juros bancários.

Existe uma situação em que você pode recorrer ao financiamento. Trata-se de fazer investimentos que vão impactar positivamente nas suas receitas. Calcule esse impacto e certifique-se de que os pagamentos não extrapolem o seu orçamento mensal.

O financiamento é uma alternativa para você evitar comprometer seu capital de giro com investimentos e, consequentemente, colocar em risco o controle do fluxo de caixa.

3 – Atenção ao fluxo de caixa

Quem lida com cadeia de suprimentos, mercadorias e estoque precisa ter cuidado redobrado com fluxo de caixa. Evitar fazer grandes estoques com pouco giro é uma dica preciosa. Nesse aspecto, é essencial ter um software de gestão empresarial que controle todos os movimentos de estoque, relação com fornecedores e vendas.

São dois aspectos importantes: não ter mercadoria encalhada no estoque e evitar problemas de abastecimento. No primeiro caso você mantém uma boa dinâmica no ciclo que envolve compra de mercadorias, giro e prazos para pagamentos. No segundo, você evita perder vendas e clientes.

Para ter um bom fluxo de caixa, com as entradas cobrindo as saídas, o ideal é que sua empresa sempre se planeje para ter capital de giro. Lembre-se de que cada vez que falta dinheiro no caixa para cobrir as despesas, isso poderá comprometer sua operação ou obrigar você a recorrer aos empréstimos bancários, que encarecerão o seu custo.

4 – Faça o orçamento mais detalhado e realista possível

O orçamento anual é uma ferramenta importante para a gestão financeira de pequenos negócios. É o primeiro passo para analisar a saúde financeira do seu negócio. Por meio do orçamento, você poderá perceber se a sua previsão de vendas é capaz de pagar as despesas e gerar lucro.

É preciso que ele seja realista, incluindo todas as despesas, custos de produção, financeiros, de marketing, comerciais, etc. Do outro lado, estará a previsão de receitas. Com base no orçamento, portanto, você poderá, inclusive, estabelecer os seus ganhos pessoais e fazer o seu próprio orçamento doméstico.

Você deve fazer o seu orçamento pelo regime de competência e pelo regime de caixa. Pelo regime de competência, você terá uma visão realista do seu negócio. Pelo regime de caixa, terá a visão das entradas e saídas de dinheiro.

É preciso fazer dessa forma, porque, em alguns casos, você pode realizar receitas no exercício, mas parte do recebimento pode só ocorrer no exercício subsequente. Pelo regime de competência, a receita é lançada integralmente no exercício, de modo que você tenha uma visão da saúde do negócio. Pelo regime de caixa, você controla as entradas e saídas de caixa.

Nesse caso, o planejamento deve ser feito de modo a evitar que durante o período o caixa fique descoberto. É claro que dificilmente o orçamento será cumprido à risca, o que lhe confere ainda maior importância, porque você saberá quais ajustes fazer para não desequilibrar o caixa.

5 – Faça um planejamento detalhado e de longo prazo

Essa é, provavelmente, a dica mais importante para a gestão financeira dos pequenos negócios. O planejamento financeiro deve fazer parte do planejamento estratégico. Muitas vezes, você pode ter um negócio lucrativo e ele demorar muito para remunerar seu investimento, o que acaba gerando um desânimo natural.

Fazer o planejamento financeiro de forma estratégica é você conseguir calcular corretamente seu investimento inicial, somar a ele seu investimento ao longo do período, que pode ser de cinco anos, e a essas duas variáveis somar a previsão de despesas anuais. Com isso, você terá o custo total do seu negócio ao longo desse período.

Na outra ponta, você faz a previsão de receitas anuais, com base na estimativa de vendas, faz a soma e compara com o custo para saber se as receitas são suficientes para, dentro desse período, garantir o retorno do capital investido. Além disso, você deve somar a esse valor o patrimônio da sua empresa, com os devidos ajustes patrimoniais, pois eles também são ativos, que podem ser transformados em dinheiro em caso de fechamento da empresa.

Não se assuste, porém, com todas essas tarefas. É para isso que existe o contador. Ele montará demonstrativos anuais, por meio dos quais você terá essa visão. Por isso, escolha um contador que seja também um consultor e ajude você a interpretar os demonstrativos financeiros.

Bônus: use a tecnologia a seu favor

Para concluir, invista em tecnologia. Um bom software de gestão empresarial permite que você tenha uma visão global e estratégica de suas finanças, seja através do controle do contas a pagar e receber, seja por meio do controle do fluxo de caixa. Além disso, adote sistemas que possam ser integrados ao escritório de contabilidade.

Assim, o contador pode controlar suas movimentações financeiras e importar as informações e documentos. Desse modo, você não vai perder tempo juntando documentos para enviar ao contador, o que acarreta perda de tempo, imprecisão nos lançamentos contábeis e retrabalho.

*O GestãoClick é um software de gestão empresarial online, que oferece aos empreendedores e administradores diversos recursos para gerenciamento do negócio, como o controle financeiro e de estoque, emissão de notas e boletos, entre outras ferramentas. O sistema de gestão é direcionado a pequenas e médias empresa.