Um profissional multitasking (multitarefa) e que consegue produzir de acordo com as demandas determinadas é o que toda empresa procura. Em uma época com grandes exigências de produção em curtos períodos de tempo, a produtividade se torna assunto importante na rotina.
Maneiras de aumentar a produtividade são constantemente procuradas e a criação de uma quantidade cada vez maior de métodos e ferramentas para esse fim nos mostra isso. Aplicativos, técnicas e mudanças de mindset são aplicados na tentativa de atender e suprir a demanda de projetos e trabalhos dentro das empresas e também na vida pessoal de cada um.
Entretanto, muitas vezes nos deparamos com problemas de produtividade que ao longo do tempo podem trazer diversos prejuízos, inclusive financeiro, quando se trata de uma empresa. Alguns problemas encontrados no ambiente de trabalho podem acarretar uma perda de produtividade significativa em uma equipe.
Você sente que sua produtividade profissional está sendo afetada por problemas no trabalho? Acompanhe, então, alguns dos principais problemas ocorridos no ambiente de trabalho e descubra como lidar com eles.
1 – Ruído na comunicação
Quando falamos em problemas no mundo do trabalho, uma comunicação ineficiente é um dos mais comuns. Falta de transparência e de ordens claras e bem direcionadas fazem com que a equipe muitas vezes se confunda e execute tarefas da maneira errada ou até em duplicidade, o que causa uma grande perda de produtividade.
Para resolver esse tipo de problema, é necessário um plano de comunicação interna bem estruturado e eficaz. Looping de e-mails, grupos de troca de mensagens, reuniões periódicas para atualização dos status dos projetos realizados…As técnicas podem ser as mais diversas, o importante é que funcionem para a equipe.
2 – Excesso de distrações
Você está concentrado trabalhando quando de repente, seu chefe o chama para tirar uma dúvida sobre uma tarefa já finalizada no dia anterior. Em seguida, na tela do seu celular surge a notificação do grupo do trabalho para combinar o happy hour de mais tarde. Ao seu lado, dois colegas discutem a respeito da última reunião em que participaram.
As distrações são comuns no dia a dia profissional. Porém, é preciso analisar e identificar quando elas se tornam um dos problemas no seu trabalho e produtividade. Depois de interrompida, a concentração total em uma atividade só é recuperada após aproximadamente 10 minutos.
Bloquear notificações de aplicativos do celular e também de novos e-mails pode ajudar a diminuir os impulsos às interrupções. O uso de um fone de ouvido, se permitido por sua empresa, também pode auxiliar na diminuição dos ruídos externos, como conversas de terceiros e ligações.
3 – Falta de estrutura e equipamentos
Além da força de trabalho cedida, alguns outros fatores são essenciais para o exercício profissional. Ter as ferramentas e o ambiente ideais são algumas delas. Um ambiente de trabalho desconfortável e a falta de equipamentos adequados para a realização das tarefas rotineiras afetam diretamente a produtividade, além da qualidade do trabalho realizado.
O período de tempo diário sentado em um escritório, exige um espaço de trabalho confortável. Investir em equipamentos e no bem-estar dos funcionários, com ambientes para descanso durante os intervalos, por exemplo, com certeza aumentará a eficiência e rendimento da equipe.
4 – Desmotivação
Uma equipe motivada e engajada é, certamente, capaz de ser mais produtiva. A desmotivação de um funcionário pode ser fruto de diversos fatores e é importante entender quais são esses motivos para conseguir contorná-los.
Alinhar as expectativas de toda a equipe, definir prazos e metas possíveis de serem alcançados e manter um canal aberto e transparente pode auxiliar na motivação. E, por consequência, na produtividade geral.
5 – Sobrecarga de trabalho
Ser multitarefas e conseguir desempenhar diferentes atividades é uma habilidade muito requisitada, principalmente nos tempos atuais. Afinal, hoje, demanda de trabalho é cada vez maior, com prazos cada vez menores. São os conhecidos problemas da contemporaneidade.
Entretanto, é necessário entender que há um limite definido na quantidade de atividades que uma mesma pessoa pode realizar. Esse limite varia de indivíduo para indivíduo, mas é importante conhecê-lo e respeitá-lo.
Uma sobrecarga de funções afeta diretamente na maneira como o funcionário desempenha seu trabalho. A tendência do acúmulo é realizar as coisas no automático, o que gera erros ou uma qualidade inferior do trabalho entregue.
Entender os limites e saber quando eles estão sendo ultrapassados é primordial para saber quando tomar providências, podendo ser elas uma conversa com o gestor para as redistribuição das demandas ou até a contratação de novos funcionários.
6- Desorganização
A falta de processos bem definidos é um dos principais fatores que podem transformar um ambiente de trabalho em um local caótico e improdutivo. A grande quantidade de demandas diárias exige um planejamento prévio e detalhado.
Do contrário, a chance de erros e necessidade de refações de tarefas que a princípio seriam simples, geram uma perda exponencial de tempo e também de produtividade.
Definir um fluxo de trabalho eficaz é a chave para vencer esse problema. Defina quais os pontos necessários para a execução das tarefas cotidianas. Procure também se ater a eles antes mesmo de iniciá-las.
Ainda, certifique-se sempre de que o processo de produção é contínuo e que todos os envolvidos nele estão cientes de suas responsabilidades.
7 – Falta de reconhecimento
Cobranças irreais, desvalorização salarial e excesso de críticas são alguns exemplos de motivos que fazem um empregado não sentir-se reconhecido. Como em um efeito cascata, a falta de reconhecimento gera desânimo. E, por consequência, a pessoa desanimada tem uma queda na sua produtividade.
Para solucionar isso, a execução constante de feedbacks claros e construtivos é de grande ajuda. Pois, assim, o funcionário sabe se já está seguindo o caminho correto ou, então, em quais aspectos precisa melhorar.
Salários adequados, possibilidades de crescimento e bonificações pelo bom trabalho desempenhado por si só não fazem milagre. Porém, também podem ser ferramentas valiosas na valorização da equipe.
Evitando estes problemas no trabalho que afetam a produtividade de qualquer um, ficará muito mais fácil produzir mais e alcançar os seus objetivos profissonais (e também pessoais) ao longo do tempo!
E aí, esse artigo ajudou você a conseguir identificar quais problemas no trabalho mais lhe afetam e como solucioná-los? Acompanhe também nossas redes sociais para ficar por dentro de novos conteúdos!
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