O Imposto de Renda (IR) é a tributação mais conhecida do Brasil. E é no momento de declarar o IR que o contribuinte deve se atentar a todos os seus gastos e ganhos e verificar quais deles precisarão ser, obrigatoriamente, declarados.

Talvez você não saiba mas, embora despesas com viagens a trabalho corporativas sejam isentas de Imposto de Renda, os gastos têm que ser declarados para o governo. Este assunto, inclusive, costuma provocar diversas dúvidas entre os funcionários de organizações, que realizam viagens com frequência e possuem muitos gastos com viagens a trabalho.

No artigo de hoje, você aprenderá a declarar o IR do reembolso de gastos com viagens a trabalho. Então venha conosco para saber como declarar o reembolso de viagens corporativas e evite dores de cabeça.

O Imposto de renda

A declaração do Imposto de Renda é, essencialmente, uma forma de declarar ao governo quanto dinheiro você (ou sua empresa) ganhou. Ao declarar seu IR, você pode fazer uma avaliação de suas finanças, tanto dos recebimentos quanto dos gastos, e acompanhar os investimentos realizados.

Este tributo federal, representado em geral pela figura do Leão da Receita, é cobrado conforme o patrimônio anual de cada contribuinte. No fim, a conta tem que fechar: a Receita Federal irá avaliar se o que foi cobrado de você corresponde ao que você deveria pagar, de acordo com seus ganhos.

Imposto de Renda e viagens a trabalho

As viagens a trabalho também são alvos de declaração junto ao Imposto de Renda. É necessário, portanto, que você declare tudo o que foi gasto em suas viagens a trabalho.

Afinal, nesta situação, a empresa que o empregou poderá ter providenciado recursos para suas viagens, arcando com várias despesas como:

  • passagens (ônibus, aéreas, trem etc.);
  • seguros de viagem;
  • hospedagem

Gastos com viagens a trabalho estão isentas do IR, mas você precisa “prestar as contas” diante da Receita Federal em relação às despesas dessas viagens. Assim, após ter realizado os deslocamentos por motivos profissionais, você será reembolsado diretamente em sua conta bancária.

Portanto, se você tem, por exemplo, um cargo em uma certa organização no qual seja obrigado a realizar constantes viagens a trabalho, não deixe de guardar todos os recibos de hospedagem e alimentação, além de outras despesas necessárias.

Porém, um adendo: a Lei brasileira exige que as atividades executadas durante a viagem a trabalho ocorram fora dos domínios geográficos da cidade-sede do empregador.

Afinal, como declarar IR sobre gastos com viagens a trabalho?

Declarar o IR, em qualquer situação, não chega a ser uma tarefa fácil, visto que há diversas normas e obrigações a serem seguidas.

Na prática, as seguintes etapas devem ser seguidas por você para declarar o reembolso de gastos com viagens a trabalho.

  1. separe as despesas em Rendimentos Isentos e Não Tributáveis no espaço designado como “Outros”;
  2. informe vários dados da organização e as despesas que teve, não esquecendo de descrever cada um dos custos;
  3. os valores gastos serão declarados como “Diárias e Ajuda de Custos”

Você deve ter muito cuidado ao descrever os dados necessários à declaração, a fim de obter isenção do Imposto de Renda e receber o reembolso de viagens a trabalho.

Separamos algumas dicas para você não errar na hora de fornecer as informações à Receita Federal:

  • peça e guarde em lugar seguro comprovantes e recibos em seu nome, inclusive em relação a quaisquer serviços que você venha a prestar;
  • o reembolso é destinado a cobrir despesas de alimentação, hospedagem e transporte de colaboradores apenas em locais fora da sede da organização;
  • atenção: as quantias nos recibos devem ter compatibilidade com todos os serviços e suas especificidades, o que remete ao destino da viagem e a seu cargo na empresa;
  • os serviços devem ser prestados por você, terminantemente, no nome da organização.

Diárias, ajuda de custo e IR: questões finais

Existem mais algumas normas relativas à declaração de IR de gastos com viagens a trabalho. Evite equívocos sutis, que podem levar a infrações tributárias passíveis de punições, conforme o caso.

Assim, lembre-se de que:

  • o reembolso não vale para pessoas que o acompanhem nas viagens a trabalho, mas não tenham qualquer ligação com a organização: mulher, filhos, parentes e amigos não entram no reembolso;
  • a empresa deve se comprometer somente com custos relativos ao seu contratado. Empresas de terceiros são de responsabilidade do colaborador;
  • a empresa promotora da viagem costuma contratar seguro de viagem com apólice aberta e validade de 1 ano, abrangendo apenas o território nacional ou ainda outros países;
  • A organização escolhe o valor da cobertura e as indenizações em relação às remunerações dos segurados. Assim, há limites mínimos e máximos para os seguros de viagem corporativos

Por fim, é importante reiterar a relevância dos prazos na declaração do IR. Se você descumprir essas regras e não declarar sua renda, pagará uma multa, além de 1 a 20% ao mês sobre o imposto devido.

Então, o que achou deste breve informativo sobre como declarar o Imposto de Renda dos reembolsos de gastos com viagens a trabalho? Caso tenha mais dúvidas sobre o tema, você pode entrar em contato diretamente com a Receita Federal para obter mais detalhes sobre essa questão.

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Autor

Equipe André Bona

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