Assim como toda pessoa deve saber como estão suas finanças, o mesmo se aplica às empresas. Para os negócios, o plano de contas — um dos documentos mais importantes para o funcionamento corporativo — cumpre esse papel.
Priorizar a elaboração e o controle de um plano de contas permite garantir a organização dos seus registros contábeis e contar com uma base para tomar decisões estratégicas. Desse modo, a incidência de erros e desperdícios nas operações tende a diminuir.
Quer entender o que é um plano de contas e como estruturá-lo em seu negócio? Continue a leitura e descubra!
O que é um plano de contas?
O plano de contas é uma estrutura organizada que traz o registro de transações financeiras de uma empresa. Ele assegura o controle financeiro e a geração de relatórios precisos, classificando e ordenando essas informações.
Para saber mais sobre o processo, tenha em mente que ele se divide em dois tipos:
- plano contábil: é voltado para cumprir exigências legais e contábeis, seguindo normas específicas de categorização, como ativos, passivos, despesas e receitas;
- plano de contas gerencial: é desenvolvido internamente pela empresa para fins de gestão financeira e tomada de decisões estratégicas.
Os dois tipos de planos de contas têm um papel decisivo para o sucesso empresarial em qualquer segmento. Afinal, enquanto o plano contábil é essencial para a conformidade legal e fiscal, o gerencial oferece dados mais detalhados e adaptáveis às necessidades internas da companhia.
O trabalho costuma ser feito pelo departamento financeiro, que pode atuar em colaboração com contadores e analistas financeiros. O objetivo é garantir que todas as transações sejam devidamente registradas e classificadas conforme as diretrizes estabelecidas pelo plano de contas.
Por que é importante ter um plano de contas?
Não importa qual seja o porte ou ramo de atividade de uma empresa, o plano de contas é necessário para qualquer negócio. Afinal, trata-se de um instrumento básico de organização financeira que traz benefícios para todas as suas áreas.
Ter uma estrutura clara e categorizada possibilita simplificar a contabilidade, reduzir erros e manter a precisão dos registros. As vantagens fazem do documento um recurso valioso para garantir a conformidade com as obrigações legais na esfera contábil e fora dela.
Um plano de contas também oferece uma oportunidade de aprendizado sobre a saúde financeira do negócio, permitindo traçar planos e estratégias com base nele. Por exemplo, uma empresa pode analisar suas despesas em determinado período para identificar gargalos que impactam sua receita.
Sem um plano de contas, o negócio acaba trabalhando sem visibilidade em relação às suas finanças. A condição tende a prejudicar a viabilidade de suas iniciativas, dificultando a implementação de estratégias que deveriam trazer crescimento à companhia.
Qual é o passo a passo para estruturar um plano de contas na empresa?
Tendo em vista a importância de um plano de contas para o sucesso do seu negócio, resta aprender como estruturá-lo da forma correta.
A seguir, descubra o que você deve fazer para elaborar o seu plano de contas!
Defina uma estrutura lógica
Comece definindo uma estrutura clara e lógica para o plano de contas, incluindo categorias principais, como ativos, passivos, receitas e despesas. A estratégia ajudará você a ter uma visão mais abrangente das operações financeiras da empresa, facilitando a análise e o controle.
Por exemplo, uma das estruturas mais difundidas de um plano de contas é a que se baseia nessa classificação:
- ativos: recursos tangíveis e intangíveis que pertencem à empresa e contribuem para seu patrimônio líquido, como estoques, dinheiro em caixa, imóveis e investimentos de curto prazo;
- passivos: obrigações e compromissos financeiros da companhia, representando o que ela deve a terceiros, como fornecedores e empréstimos;
- custos: gastos diretamente ligados à produção, comercialização de produtos ou prestação de serviços;
- despesas: gastos necessários para manter a empresa funcionando;
- receitas: entradas de dinheiro no negócio provenientes, principalmente, da venda de produtos ou serviços.
Utilize uma codificação clara
Há como facilitar a organização das informações em seu plano de contas ao utilizar uma codificação para cada classificação. Geralmente, sequências de números servem para cumprir esse papel.
Ao se basear na estrutura citada no passo anterior, por exemplo, experimente usar o código “1” para designar a classificação “Ativos”. A partir daí, “1.1” pode ser um tipo de ativo, “1.2” aponta para outro, e assim sucessivamente.
Classifique as contas corretamente
Para que o seu plano de contas traga dados precisos, certifique-se de que as informações dele estejam classificadas corretamente. Após definir qual estrutura utilizar, você deve atribuir uma categoria adequada para cada conta.
Uma possibilidade é classificar as contas de ativos de acordo com a sua liquidez. A tática ajuda a ilustrar o nível de facilidade de acesso aos recursos caso seja preciso.
Atualize o plano regularmente
O plano de contas deve ser dinâmico e acompanhar as mudanças na empresa. Então é importante revisá-lo e atualizá-lo para refletir novas contas, alterações na estrutura organizacional ou nas práticas contábeis.
Afinal, se o plano de contas for desatualizado, ele passa a entregar informações imprecisas, que arriscam afetar negativamente a sua capacidade de tomar decisões estratégicas. Além disso, atualizações frequentes permitem criar um histórico que pode ser consultado depois.
Envolva a equipe contábil
Envolva os profissionais contábeis desde o início para garantir que suas experiências e conhecimentos sejam incorporados à estruturação do plano. Dessa forma, é possível melhorar sua qualidade e alinhá-lo aos processos financeiros da empresa. Esses profissionais também conseguem ajudar nas atualizações do plano.
Adapte o plano às necessidades da empresa
Cada empresa é única em termos de suas operações, estrutura organizacional e objetivos financeiros. Então é natural que seu plano de contas deva refletir essas características específicas e atender às suas particularidades.
Ao personalizar o plano de contas conforme as necessidades da companhia, você consegue melhorar a precisão das informações financeiras. Consequentemente, fica mais fácil tomar decisões estratégicas com base nelas.
Atenda às normas contábeis
O plano de contas da sua empresa deve ser estruturado e mantido de acordo com as normas contábeis. Assim, você evita problemas de conformidade e penalidades, além de promover a transparência e a confiança nas demonstrações financeiras do negócio.
A medida é importante para stakeholders internos e externos. Eles incluem investidores, credores, reguladores e analistas financeiros.
Como você viu até aqui, o plano de contas é um documento essencial para a saúde financeira de uma empresa. Com os passos destacados neste artigo, você pode estruturar o documento e aproveitar os benefícios que ele traz para as estratégias do seu negócio.
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