O lançamento de notas fiscais é uma etapa crítica na gestão financeira e fiscal das empresas. Quando o processo não é executado corretamente, ele pode originar desde inconsistências na contabilidade até complicações com a fiscalização.
Por esse motivo, é imprescindível ter cuidado ao criar e lançar os documentos fiscais. Caso contrário, a empresa corre o risco de arcar com multas e outros tipos de penalidades. Paralelamente, há chance de o negócio enfrentar problemas com sua imagem, afastando clientes e parceiros.
Para fazer corretamente o lançamento de notas fiscais, uma estratégia é conhecer os principais erros que o atingem. Continue lendo para conhecer 9 deles e descobrir como evitá-los!
1. Digitação incorreta dos dados
Um dos erros mais frequentes no lançamento de notas fiscais é a digitação incorreta dos dados. Ela inclui pequenas falhas — como números trocados ou letras fora do lugar — capazes de comprometer toda a operação fiscal empresarial.
Desse modo, ao digitar os dados, tenha um sistema de conferência dupla. Use ferramentas automatizadas de validação ou um checklist com as informações a serem verificadas antes de finalizar o lançamento das notas.
2. Cálculos incorretos
Os cálculos incorretos podem comprometer o valor final da nota fiscal e impactar tanto a empresa quanto o cliente. Eles decorrem de erros matemáticos, como a aplicação inadequada de alíquotas de impostos ou a não consideração de descontos e acréscimos.
Para evitar problemas como esses, utilize softwares de gestão fiscal integrados ao sistema contábil. A função desses programas é realizar os cálculos automaticamente, prevenindo erros humanos nas contas.
3. Classificação fiscal inadequada
A classificação fiscal dos produtos e serviços é crucial para o lançamento de notas. Afinal, a inadequação nesse quesito pode resultar em problemas como a aplicação errada de alíquotas e a eventual cobrança de impostos indevidos.
Cada produto ou serviço possui diferentes códigos, que devem ser utilizados corretamente para evitar problemas com a fiscalização. Entre eles, estão:
- NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul);
- CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas);
- CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações).
Para mitigar esse risco, mantenha um banco de dados atualizado com todas as classificações fiscais. Além disso, lembre-se de revisar os códigos periodicamente para verificar eventuais mudanças.
4. Omissão de impostos e obrigações fiscais
A omissão de impostos e obrigações fiscais é um dos equívocos mais graves no lançamento das notas. Quando o documento não contempla todas as informações exigidas por lei, a empresa pode ser autuada, ficando sujeita a multas e outras sanções.
A ausência desses dados surge de situações diversas, como desconhecimento ou falhas no sistema de gestão. Para evitar a situação, é fundamental conhecer a legislação fiscal.
A integração entre os setores fiscal e contábil também contribui para a redução de erros, promovendo a conferência cruzada das informações.
5. Configurações do sistema desatualizadas
Os sistemas de gestão fiscal são úteis para as empresas, mas precisam estar sempre atualizados. Caso contrário, eles não refletem as eventuais mudanças nas normas contábeis, o que tende a ocasionar a emissão de notas com parâmetros antigos.
Para garantir que o seu sistema esteja conforme as regras vigentes, invista em soluções que ofereçam suporte técnico e updates automáticos. Da mesma forma, realize testes periódicos de funcionalidade, verificando se todas as atualizações estão sendo aplicadas corretamente.
6. Falha na auditoria interna e controle de qualidade
A ausência de um processo de auditoria interna pode comprometer todo o sistema de lançamento de notas fiscais. O motivo é que a falta do procedimento cria brechas para equívocos e inconsistências fiscais e contábeis.
Portanto, implemente um controle de qualidade rigoroso, com revisões regulares e a análise de indicadores de desempenho. Ainda, defina rotinas de auditoria interna que incluam revisão de um percentual das notas emitidas, verificação de divergências e implementação de medidas corretivas.
7. Falta de integração entre os setores da empresa
Outro aspecto capaz de afetar o lançamento de notas fiscais é a falta de integração entre os setores responsáveis pela emissão e pelo controle delas. Quando o departamento de vendas, o financeiro e a contabilidade não estão alinhados, crescem as chances de erros na transmissão de informações.
Para solucionar o problema, a sua empresa pode adotar uma solução integrada de gestão que conecte diferentes áreas do negócio. Por exemplo, os sistemas ERP (enterprise resource planning) centralizam as informações e facilitam o gerenciamento de dados.
Além disso, realize reuniões periódicas entre as equipes. Assim, é possível alinhar os processos e revisar as práticas adotadas.
8. Desconsideração das especificidades de cada tipo de operação
Cada operação realizada pela empresa pode ter características específicas, que exigem um tratamento fiscal diferenciado. Ignorar essas particularidades é abrir espaço para erros no lançamento de notas fiscais.
Entre eles está a aplicação incorreta de impostos, como visto, ou a não inclusão de informações complementares, exigidas por certas operações. Esse é o caso de exportações, importações ou ações que envolvem substituição tributária, por exemplo.
Dessa maneira, a equipe responsável pelas obrigações fiscais deve estar bem informada sobre as especificidades de cada tipo de operação. Igualmente, o sistema de gestão precisa ser configurado para lidar com essas variações.
9. Desconhecimento das atualizações na legislação fiscal
Você viu que a legislação fiscal brasileira está em constante mudança. O desconhecimento ou a não atualização em relação a essas alterações tende a causar problemas graves no lançamento de notas fiscais.
Eles surgem a partir de erros de interpretação ou da aplicação de regras que já não estão vigentes. Para evitar essas falhas, as empresas devem investir na atualização dos profissionais responsáveis pelo lançamento de notas fiscais.
Ela pode ser feita por meio de cursos, participação em seminários ou acesso a publicações especializadas. Acompanhar os sites oficiais dos órgãos fiscalizadores e investir em ferramentas que integrem essas atualizações automaticamente também são estratégias úteis.
Ainda, considere contar com o apoio de consultorias e assessorias fiscais prestadas por especialistas da área.
Ao longo deste conteúdo, você conheceu os 9 principais erros que ocorrem no lançamento de notas fiscais que podem prejudicar o seu negócio. Então tome as medidas necessárias para evitá-los e para não se tornar vítima de penalidades do Fisco.
Você está em busca de estratégias para melhorar a gestão das finanças do seu empreendimento? Descubra como fazer uma projeção financeira empresarial!
