A maioria de nós procura por meios de aumentar a produtividade. Os objetivos são variados: queremos negócios mais produtivos, buscamos organizar nossas tarefas para termos mais tempo livre e/ou desejamos render mais em nossas empresas. Tudo isso porque o que realmente queremos é fazer mais em menos tempo.

É cada vez mais comum vermos listas de dicas de produtividade. O problema é que mesmo seguindo muitas das dicas ainda percebemos que não conseguimos ser tão produtivos como gostaríamos. Por que isso acontece?

Se esse é o seu caso, muito provavelmente você está cometendo alguns erros de produtividade. Acompanhe os mais comuns e veja o que fazer para evitá-los.

1 – Você verifica seus e-mails com muita frequência

Solicitações de supervisores, clientes, colegas de trabalho, fornecedores, subordinados etc., são só alguns dos assuntos que sobrecarregam sua caixa de entrada. Como você já deve ter percebido na prática, é difícil se concentrar em uma tarefa se você estiver constantemente indo e voltando entre a atividade em si e sua caixa de e-mail.

Tim Ferriss, considerado o guru da produtividade, no livro “Trabalhe quatro horas por semana” sugere que seja marcado um horário, duas vezes por dia, para verificarmos o e-mail. Por exemplo: às 11h e às 17h.

O horário varia de acordo com a rotina e as necessidades de cada um. O ideal é que cada pessoa busque o que funciona melhor para si. Caso duas vezes por dia seja muito difícil no começo, ou você considere que não seja o suficiente, tente três ou quatro vezes por dia.

2 – Você é multitarefa

Em um primeiro momento, pode ser difícil entender este item como um dos erros de produtividade. Isso porque o mundo corporativo tende a valorizar pessoas capazes de fazer várias coisas ao mesmo tempo.

No entanto, diversos estudos mostraram que o cérebro humano não pode realizar duas ou mais tarefas simultaneamente. De acordo com pesquisadores, a mente alterna entre as tarefas, o que significa que independentemente de quão produtivo você se sinta no final do dia, a verdade é que mudar o foco entre tarefas leva mais tempo para conclui-las.

Outro ponto importante é que: se você está fazendo muitas coisas ao mesmo tempo não está dando 100% de seu foco para nada. Para eliminar esse fator que afeta sua produtividade, tente praticar mindfulness: aja como se aquilo que aparece na sua frente seja tudo o que existe e foque sua atenção apenas nisso.

3 – Você não possui uma visão clara

Este é daqueles erros de produtividade das pessoas que se concentram apenas no fazer: fazer para concluir e seguir para a próxima tarefa da lista. Se você se identifica, tenha em mente que antes de qualquer ação, seu foco deve estar no planejamento.

Todas as manhãs ou na noite anterior, crie uma lista de tudo que precisa ser feito naquele dia (ou no seguinte). Isso ajudará você a ter uma visão clara do que deseja alcançar e a manter-se organizado para atingir marcos diários.

Além disso, ao fazer um planejamento, você se permitirá concentrar-se nas coisas mais importantes. No entanto, para que o planejamento realmente seja eficiente, é preciso trabalhar com dois elementos: controle e flexibilidade.

Sabemos que imprevistos acontecem. Por isso, para melhor gerenciar seu tempo e ser mais produtivo, tente planejar cinco horas de trabalho importante para fazer e deixe o resto do dia para lidar com outros problemas.

4 – Você está se distraindo facilmente

Muito provavelmente você até já sabe o que está causando sua distração: web e redes sociais. É normal, durante a execução de uma atividade, pararmos para relaxar. E como fazemos isso? Checando “brevemente” as mídias sociais. O problema é quando o “brevemente” se transforma em um tempo online maior do que o imaginado.

Hoje em dia existe o que especialistas identificam como FOMO, acrônimo para Fear of Missing Out, que em uma tradução livre seria medo de perder. De acordo com psiquiatras, o FOMO causa uma angústia nas pessoas, que têm a necessidade de estarem conectadas para ficarem por dentro do que está acontecendo.

O constante vibrar e o toque dos nossos smartphones podem tornar quase impossível nos concentrarmos naquilo em que estamos trabalhando. Devido ao FOMO, achamos que tudo pode ser importante (inclusive aquele e-mail que deve estar na caixa de entrada nesse momento).

Mas a verdade é que poucas coisas são tão importantes que não podem esperar um pouco. Para evitar este que pode ser o mais grave dos erros de produtividade, desative as notificações para que você possa se concentrar em sua tarefa e concluir o que está sendo executado.

5 – Você está adiando as tarefas mais difíceis

De modo geral, somos tentados a começar nossos dias com as tarefas mais fáceis. No entanto, deixar os trabalhos difíceis para o final do dia pode significar que eles não serão finalizados.

Claro que isso varia de pessoa para pessoa e não podemos generalizar, mas quando a nossa primeira atividade do dia são as tarefas mais complexas, tendemos a ter mais força de vontade. Isso sem contar que, quando conseguimos concluir algo menos agradável ou mais difícil nas primeiras horas, nosso humor melhora pelo resto do dia.

Concluindo

Muitos de nós caímos na armadilha de pensar que, se estamos ocupados fazendo algo, estamos sendo produtivos. A questão toda está na qualidade da atenção ao que está sendo realizado.

Citamos alguns dos principais erros de produtividade que podem afetar nossa rotina. Caso você tenha algo a acrescentar, envie-nos um comentário. Para ficar por dentro de nossas novidades e de assuntos como o abordado neste artigo, siga-nos em nossas redes sociais.

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