Se você é um empreendedor, já deve ter ouvido falar em certificado digital para empresas. Essa certificação funciona como a assinatura eletrônica de uma empresa, passando a confiabilidade de que os dados e informações compartilhados em determinada situação são reais.

Como todo tipo de certificado, esse documento digital é uma garantia formal. Por isso, é peça fundamental em diversas negociações e demais situações nas quais os documentos eletrônicos funcionam como uma carteira de identidade virtual para representar uma pessoa. Ou, neste caso, uma empresa.

Acompanhe nosso artigo até o final e confira as principais especificações do certificado digital para empresas. Descubra quem deve obter essa certificação e em quais ocasiões ela é requerida.

Boa leitura!

O que é certificado digital para empresas?

O certificado digital para empresas funciona como um documento eletrônico oficial que comprova a identidade daquela organização. Ele garante a segurança, a autenticidade e a validade jurídica da companhia em documentos e declarações.

O certificado digital para empresas é válido neste formado porque traz todas as informações importantes da companhia, incluindo dados pessoais do titular, chave pública, número de série, prazo para renovação do serviço, etc.

Ele é utilizado para identificar e representar a empresa na web, ou seja, em transações feitas através de meios eletrônicos e em qualquer tipo de negociação feita no ambiente online. Por exemplo, no envio de documentos, a emissão de notas fiscais eletrônicas, realização de declarações (incluindo a do Imposto de Renda Pessoa Jurídica), entre outras situações.

Além do seu caráter efetivo na validação da identidade de uma empresa, essa certificação digital ajuda a eliminar diversos processos burocráticos que envolvem encontros presenciais ou papeladas assinadas

Alguns especialistas são categóricos ao afirmar, inclusive, que o certificado digital para empresas só traz vantagens para os empreendedores. Atualmente, esse certificado digital empresarial é aceito em inúmeros lugares, de repartições públicas a órgãos privados.

Quem deve obter o certificado digital?

O certificado digital empresarial é exigido para empresas que emitem nota fiscal eletrônica (NF-e). Ou seja, basicamente toda organização (MEI, ME ou outro tipo) que precisa emitir uma nota fiscal eletrônica deve ter essa certificação digital, que identifica o remetente da nota e garante sua validade jurídica.

Além disso, as empresas inscritas no regime tributário de lucro presumido também precisam da certificação digital para conseguir declarar à Receita Federal as obrigações acessórias. É o caso da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais, Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais, entre outras.

Sendo assim, todas as empresas que emitem NF-e, assim como todas as organizações inscritas nos regimes tributários de lucro real ou lucro presumido, são obrigadas a ter um certificado digital para empresas.

A companhia que não obter o seu certificado digital fica impossibilitada realizar essas operações e entregar declarações obrigatórias. Como consequência, podem estar sujeita à multa por falta dessas declarações.

Tipos de certificado digital para empresas

Sabendo o que é o certificado digital e para que serve, é importante especificar que existem tipos diferentes da certificação.

Há quatro principais versões dos certificados digitais disponíveis em dois modelos. As versões são:

  • e-CPF – identidade para pessoas físicas;
  • e-CNPJ – identidade para pessoas jurídicas;
  • NF-e – para a emissão de notas fiscais eletrônicas;
  • SSL – que usa a criptografia para proteger informações e dados de um site, especialmente utilizado em e-commerces

Modelos

Essas certificações podem ser adquiridas através de dois modelos, conhecidos como A1 e A3. Esses modelos diferem de acordo com suas finalidades.

Basicamente, o modelo de certificado A1 é um arquivo digital instalado rapidamente em um ou mais computadores, podendo ser acessado de qualquer lugar também por smartphones e tablets. Ele faz a integração ao emissor de NF-e. Porém, precisa ser renovado anualmente.

Já o modelo de certificado A3 é um pouco mais simples. Por isso, também é mais barato em relação ao custo por ano. Sua validade é de 1 a 3 anos e só pode ser usado em um computador por vez.

Outro ponto de destaque é o fato de que o modelo A3 não faz a integração com o emissor de NF-e, o que, nesse caso, não o faz muito vantajoso para empresas que precisam utilizar esse recurso com frequência.

A escolha de cada modelo acaba sendo pessoal para cada empresa. Vale lembrar que os certificados possuem valores para serem obtidos, por isso é comum encontrar a o termo “comprar certificado digital”.

O certificado digital de empresas mais simples pode ser comprado por cerca de R$ 100,00, enquanto os modelos mais sofisticados variam entre R$ 300,00 e R$ 500,00.

Como obter um certificado digital para empresas?

O passo a passo para adquirir um certificado digital para a sua empresa é simples. Primeiro, basta realizar a solicitação da aquisição de um certificado digital na Autoridade Certificadora mais próxima, escolher o modelo desejado e realizar a compra.

São nove as Autoridades Certificadoras habilitadas pela Receita Federal para oferecer o certificado digital para empresas. Conheça:

  • Autoridade Certificadora Brasileira de Registros;
  • Serviço de Processamento de Dados (Serpro) em parceria com os Correios, (São Paulo, Brasília, Paraná, Minas Gerais e Rio de Janeiro);
  • Certisign;
  • Serasa;
  • Imprensa Oficial do Estado de São Paulo;
  • Companhia de Tecnologia da Informação do Estado de Minas Gerais (Prodemge);
  • Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Fenacon);
  • Sindicato dos Corretores de Seguros, Empresas Corretoras de Seguros, de Saúde, de Vida, de Capitalização e Previdência Privada no Estado de São Paulo (Sincor);
  • Notarial.

Documentação

Alguns documentos serão solicitados para realizar a identificação e comprovação dos dados e informações da empresa. Geralmente, os documentos são aqueles atestam a autenticidade do pedido. Ou seja, constatam que quem está comprando o certificado digital é mesmo o responsável pela empresa.

Entre os documentos solicitados estão o contrato social da empresa, cartão CNPJ atualizado, um documento de identificação, entre outros.

Depois da verificação da documentação, o interessado deve agora aguardar o processo de validação realizado pela Autoridade Certificadora. Sendo assim, após as comprovações, a mesma autoridade entra em contato para informar sobre a emissão do certificado.

O processo todo, inclusive, não é demorado e garante que as multas por não ter o certificado digital para empresas não sejam um problema futuro para a organização. Além disso, o certificado digital para empresas traz, ainda, tranquilidade e facilidade para qualquer companhia que deseja crescer com maior segurança sobre suas transações.

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Autor

Equipe André Bona

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