Organizar o financeiro da empresa de forma adequada é uma das principais chaves para o sucesso de qualquer negócio. Mesmo que essa seja uma tarefa que demanda tempo, atenção e alguns cuidados, ela não precisa ser difícil!
Ao implementar algumas medidas simples na companhia, o processo tende a se tornar mais fácil e organizado. Neste artigo, traremos algumas dicas nesse sentido.
Elas ajudarão a aprimorar seus processos financeiros, evitando falhas e retrabalhos. E, em especial, buscando basear a gestão em dados sólidos e confiáveis. Desse modo, os resultados poderão ser cada vez melhores!
Se você deseja se aprofundar no assunto, não deixe de continuar a leitura!
O que é organização financeira?
De maneira geral, uma boa organização financeira é aquela que coleta, registra, analisa, otimiza e mensura continuamente as finanças do negócio. Ela acompanha, por exemplo, o patrimônio, o fluxo de caixa, as contas a pagar e receber etc.
Desse modo, é possível dizer que ordenar o financeiro da companhia é o ato de lidar adequadamente com as informações cotidianas de maneira funcional. Além de usá-las para nortear a tomada de decisões do negócio.
Qual é a importância de organizar o financeiro da empresa?
Pense em um negócio que não separa as finanças pessoais das organizacionais. Ou, que não utiliza os indicadores essenciais de desempenho para construir seus relatórios. Ou, até mesmo, que opera com um capital abaixo do necessário para manter as contas da empresa em dia.
Em todos esses casos, é provável que a empresa esteja passando por uma crise ou que fique mais vulnerável, certo? Está aí a relevância de uma organização financeira eficiente. Além de manter o negócio em pleno funcionamento, ela atua de maneira preventiva.
Ou seja, impede que as crises afetem o sucesso da companhia. Contudo, o bom funcionamento e a prevenção não são as duas únicas vantagens de uma organização eficiente. Também é possível citar:
- redução de custos;
- conformidade com o Fisco;
- melhoria na tomada de decisão;
- facilidade na troca de informações;
- maior fluidez na comunicação da equipe etc.
Quais são os impactos da falta da organização empresarial?
Agora que você sabe quais são as vantagens de organizar a bagunça financeira da empresa, é hora de conferir alguns malefícios de negligenciar tal prática. O primeiro deles é a perda de competitividade.
Por mais desanimador que isso soe, a verdade é que o mercado, em geral, não dá margem aos erros. Especialmente em setores com alta concorrência, qualquer falha pode levar à ascensão dos concorrentes, o que oferece grandes riscos à companhia.
Outra questão importante são os problemas internos. Basicamente, tudo de uma empresa depende da qualidade da gestão financeira. Afinal, o dinheiro é a base de sustentação das atividades do negócio.
Sem o sucesso no setor financeiro, é impossível tomar as decisões alinhadas aos objetivos da empresa. Isso pode afetar diversas áreas, como a produtividade da equipe — que passa a não conseguir atuar em seu máximo potencial.
Por fim, não podemos deixar de mencionar os riscos de falência. Sem uma noção clara e exata da situação financeira da organização, há o risco de se perder dívidas e não acompanhar as receitas, por exemplo. Fatalmente, a situação pode levar ao fechamento do negócio.
Quais as melhores práticas para manter o setor organizado?
Com todos os problemas ocasionados por uma má gestão financeira em mente, percebe-se que é essencial tomar as decisões certas, não é? A seguir, serão apresentadas boas práticas, capazes de ajudá-lo na hora de alinhar as finanças do negócio.
Confira!
Separação entre contas pessoais e empresariais
O primeiro passo para saber como organizar finanças da empresa é separar as contas pessoais das empresariais. Acreditar que não há diferença entre as duas é um erro especialmente comum aos pequenos empresários. Mas ele pode ser extremamente prejudicial.
Independentemente do porte do negócio, é importante que o setor contábil acompanhe de perto os fluxos financeiros e suas flutuações. Desse modo, além de estar sempre a par da situação da empresa, os profissionais podem exercer uma administração preventiva.
Disciplina
Assim como no controle financeiro pessoal, é imprescindível ter disciplina ao ordenar as finanças da empresa. Isso significa investir em um acompanhamento diário — além dos balanços patrimoniais anuais e outros documentos periódicos.
Nessa tarefa, é fundamental contar com indicadores e relatórios financeiros, para basear a tomada de decisões financeiras em dados sólidos. Eles incluem a observação de contas a pagar e receber, previsões de fluxo de caixa e planos de contas, por exemplo.
Gerenciamento de prazos
Um dos principais responsáveis pela desorganização financeira de uma companhia é a confusão de prazos. Ao deixar de registrar as datas de pagamento ou recebimento adequadamente, é possível confundir as informações de fornecedores, folhas de pagamento, notas fiscais e relatórios etc.
É por isso que o registro responsável se mostra tão relevante na hora de organizar o financeiro da empresa. Além dele, manter o Livro Diário, Livro Razão, Livro Inventário em dia — entre outros — é essencial.
Como fazer o controle orçamentário?
Agora que você sabe quais são os principais passos a serem tomados na organização financeira de um negócio, é o momento de praticar o que foi aprendido. Para isso, uma etapa central é delimitar um orçamento para o período — seja anual, semestral ou mensal.
Ele precisa estar de acordo com as particularidades do negócio. Ou seja, é necessário, com todos os dados coletados e analisados em mãos. O foco deve ser calcular e controlar o necessário para manter a empresa em pleno funcionamento — sem prejudicar seu futuro.
Nesse momento, a disciplina precisa ser reforçada. Após estabelecer um limite de gastos e informá-lo a equipe, é imprescindível se ater a ele.
Conforme é possível perceber, a organização das finanças de uma companhia exige dedicação. É preciso compreender o cenário em que o negócio se encontra, ordenar cada documento em seu devido lugar, estudar os próximos passos de forma preventiva e definir orçamentos.
Acima de tudo, está a necessidade de constância. Seja na hora de coletar dados, discuti-los com a equipe, tomar decisões ou monitorar o andamento do negócio, é fundamental contar com periodicidade. Lembre-se de usar as metodologias que melhor funcionam em cada caso.
Com isso em mente, não deixe de organizar o financeiro da empresa agora mesmo. Suas chances de sucesso aumentam quando a organização leva em conta o setor da companhia, as necessidades da equipe e as metas a serem alcançadas no curto, médio e longo prazo!
Você deseja aprimorar ainda mais a gestão de seu negócio? Então não deixe de conferir 6 erros de gestão financeira que podem prejudicar sua empresa!
