Kanban: uma ferramenta fundamental para organização profissional

Você já ouviu falar em Kanban? Um método de gerenciamento de fluxo de trabalho, o Kanban foi projetado para ajudar na organização empresarial  e profissional, permitindo maximizar a eficiência e aumentar a agilidade no dia a dia.

Originado para contribuir em sistemas de manufatura, mais tarde a técnica se tornou queridinha de equipes de desenvolvimento de software e recentemente passou a ser reconhecida por unidades de negócios em várias áreas.

À medida que mais e mais pessoas ouvem sobre o Kanban, algumas vezes as interpretações podem ser confundidas. Então, entender o que é a metodologia Kanban é fundamental para garantir a boa prática e os resultados esperados.

Continue acompanhando o artigo para entender como o fluxo Kanban pode contribuir para sua organização profissional ou empresarial e descubra como tirar o melhor proveito dessa ferramenta.

O que é e como funciona o Kanban?

Kanban é um nome derivado do japonês, que significa “outdoor” em inglês (sinalização). O Kanban surgiu inicialmente como um sistema de escalonamento para manufatura enxuta, originário do Sistema Toyota de Produção.

No final da década de 1940, a Toyota introduziu esse estilo de produção “just in time”, com uma abordagem baseada na demanda do cliente, em vez da prática de envio padrão para produzir quantidades de mercadorias e empurrá-las ao mercado.

Seu sistema de produção único lançou as bases da manufatura enxuta, com o objetivo de minimizar as atividades de resíduos sem sacrificar a produtividade. Consequentemente, criando mais valor para o cliente sem gerar mais custos para a empresa.

Por fornecer resultados positivos, diferentes áreas de negócios passaram a adotar o modelo Kanban, já adaptado como um sistema visual para gerenciar o trabalho através de seus processos.

Com este método, é possível visualizar o fluxo de trabalho e as atividades reais, a fim de identificar os possíveis gargalos no processo e corrigi-los, para que o fluxo possa fluir de maneira econômica e a uma velocidade ideal para o profissional ou empresa.

Metodologia Kanban

No início do século 21, os principais participantes da indústria de software perceberam rapidamente como o Kanban poderia ser usado para mudar positivamente as formas como os produtos e serviços eram entregues.

Com um foco maior na eficiência e aproveitando os avanços na tecnologia de computação, o Kanban deixou o setor automotivo e foi aplicado com sucesso em outros setores comerciais complexos. É o caso do TI, desenvolvimento de software, marketing, entre outros.

Assim, o que agora conhecemos como o Método Kanban com todos os elementos centrais surgiu no início de 2007. Esse método traz um quadro Kanban com três colunas – “Solicitado”, “Em Progresso” e “Concluído”.

Quando construído, gerenciado e funcionando adequadamente, ele serve como um repositório de informações em tempo real. Destaca obstáculos no sistema e qualquer outra coisa que possa atrapalhar as atividades de serem realizadas.

A metodologia Kanban é, portanto, um processo para melhorar gradualmente o que você faz. De fato, quase qualquer função de negócios pode se beneficiar com a aplicação dos princípios dessa técnica que, vale ressaltar, não é uma metodologia de ciclo de vida de desenvolvimento de um produto, nem uma abordagem ao gerenciamento de projetos.

Como utilizar o Kanban para organização empresarial

O Método Kanban é um método evolutivo e não disruptivo, que promove melhorias graduais nos processos de uma organização. Se você seguir seus princípios e práticas, conseguirá maximizar os benefícios do seu processo de negócios – melhorar o fluxo, reduzir o tempo de ciclo, aumentar o valor para o cliente, ter uma maior previsibilidade de datas e entregas – fatores cruciais para qualquer negócio.

O mesmo vale para qualquer profissional. Em qualquer atividade, inclusive, o Kanban pode sempre ser bastante útil.

A metodologia tem quatro princípios fundamentais e seis práticas principais. Confira quais são esses princípios e práticas a seguir:

Princípios fundamentais do Kanban

1. Comece com o que você está fazendo agora: o Kanban enfatiza não fazer, de imediato, qualquer alteração em sua configuração / processo já existente. O método deve ser aplicado diretamente ao fluxo de trabalho atual. Quaisquer alterações necessárias podem ocorrer gradualmente ao longo de um período de tempo, e em um ritmo com o qual a equipe esteja familiarizada.
2. Concorde em buscar mudanças incrementais e evolutivas: o Kanban incentiva você a fazer pequenas mudanças incrementais em vez de fazer mudanças radicais que podem levar à resistência dentro da organização.
3. Inicialmente, respeite os contratos, responsabilidades e cargos atuais: ao contrário de outros métodos, o Kanban não impõe nenhuma mudança organizacional por si só. Portanto, não é necessário fazer alterações em funções já existentes. A equipe, inclusive, identificará e implementará colaborativamente todas as alterações necessárias.
4. Incentive atos de liderança em todos os níveis: a metodologia incentiva a melhoria contínua em todos os níveis da organização. E diz, ainda, que os atos de liderança não têm que se originar apenas dos chefes. Pessoas de todos os níveis podem também fornecer ideias e mostrar liderança para implementar mudanças e melhorias na forma como entregam seus produtos e serviços

Práticas principais

Já as seis práticas fundamentais do Kanban para aplicar em sua organização empresarial são:

1. Visualize o fluxo de trabalho: a primeira e mais importante prática do Kanban é o que é necessário para obter a solicitação para um produto final. Somente depois de entender como o fluxo de trabalho funciona atualmente, você pode querer melhorá-lo fazendo os ajustes necessários.
2. Limite o trabalho em andamento: mudar o foco de uma equipe na metade do processo geralmente mais prejudica que ajuda; Por isso, o Kanban busca garantir um número gerenciável de itens ativos em andamento a qualquer momento. Se não houver limites de trabalho em andamento, você não está fazendo Kanban.
3. Gerencie o fluxo: a ideia de implementar um sistema Kanban é criar um fluxo suave e saudável. Então, gerenciar o fluxo é gerenciar o trabalho, mas não as pessoas. Idealmente, queremos um fluxo rápido e suave. Isso significar um sistema que cria valor rapidamente, podendo minimizar o tempo médio de ciclo de produção e evitar o custo de atraso.
4. Torne as políticas de processo explícitas: você não pode melhorar algo que você não entende. É por isso que o processo deve ser claramente definido. As pessoas só passarão a manter um fluxo correto quando souberem como esse fluxo deve ser.
5. Dê feedbacks: para que a mudança positiva aconteça e tenha sucesso, feedbacks contínuos precisam ser feitos. Assim, reuniões regulares são necessárias para repassar todas as informações úteis aos colaboradores.
6. Melhore a colaboração: segundo o Kanban, o caminho para alcançar a melhoria contínua e sustentável dentro de uma organização é através da visão compartilhada de um futuro melhor e compreensão coletiva das questões que precisam ser superadas.

Conclusão

Com esses princípios e práticas, é possível criar novas e mais produtivas formas de trabalho. Por isso as vantagens de adotar o Kanban são sempre compartilhadas entre diferentes empresas e profissionais.

Se você busca um processo que otimize seu trabalho e melhore os resultados diários, o Kanban pode ser uma boa solução. Tente implementá-lo no seu dia a dia e sinta a diferença!

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