A organização é uma grande aliada na hora de realizar projetos profissionais ou gerenciar uma empresa. Felizmente, existem várias estratégias e ferramentas à sua disposição para coordenar suas atividades de maneira mais eficiente.
É o caso do método scrum. Ele otimiza a gestão de projetos e possibilita maior controle das tarefas e dos resultados obtidos. Com isso, o processo todo fica mais eficiente e muito mais rápido.
Continue a leitura e conheça tudo o que precisa saber sobre o assunto!
O que é o método Scrum?
O criador dessa metodologia se chama Jeff Sutherland e, no início, ela era voltada para a área de desenvolvimento de software. Com o tempo, Jeff percebeu que a estratégia seria útil nas mais diversas áreas e expandiu sua teoria.
Ele é autor de um livro bastante sugestivo: “Scrum. A arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo”. É exatamente isso que o método propõe. Isso porque ele se trata de uma metodologia ágil — cujo principal objetivo é diminuir as horas envolvidas nos projetos.
As metodologias ágeis indicam formas de simplificar tarefas e acompanhar o andamento delas de maneira mais precisa, possibilitando a correção de erros rapidamente. O scrum consegue isso fracionando o planejamento e a realização do projeto em pequenas equipes e etapas.
Como ele funciona?
Agora você sabe que o scrum é um método para fracionar a gestão de projetos, mas como isso funciona? Nessa metodologia, o processo de desenvolvimento é dividido em ciclos de atividades programadas, que são chamados de sprints.
Cada sprint tem uma data para começar e para terminar — além de ter uma equipe específica responsável por ele. Os profissionais devem definir o sprint backlog, que é o conjunto de tarefas a serem realizadas naquele ciclo.
O ideal é que a duração de um sprint seja curta, pois essa é uma das condições que ajuda a garantir agilidade ao processo. Confira mais detalhes sobre o assunto.
Equipe
Assim como os ciclos, é indicado que se trabalhe com equipes curtas no scrum. Então, quando existem muitos profissionais trabalhando juntos, a sugestão é dividir em grupos menores e dar a cada um deles um determinado sprint.
O objetivo dessa estratégia é facilitar o acompanhamento dos resultados. Equipes menores se alinham melhor e são mais focadas. Dessa forma, fica mais fácil realizar o trabalho de maneira eficiente e perceber erros com agilidade.
Reuniões
Outro diferencial do método scrum é a possibilidade de controlar de perto todo o andamento do projeto. Ele não funciona apenas com reuniões pontuais no começo ou no fim do processo. Pelo contrário, a equipe deve se encontrar constantemente para compartilhar avanços e dificuldades.
O primeiro encontro é o sprint planning meeting. Ou seja, a reunião de planejamento do sprint. Ela acontece no início de cada ciclo e nela são definidos os objetivos do projeto e as ações prioritárias para a equipe.
Além dessa, existem reuniões diárias da equipe de um ciclo: é o daily scrum. Elas são rápidas (em média 15 minutos) e servem para que os profissionais atualizem seus colegas sobre o que foi feito no dia anterior e o que será posto em prática agora. Também é um momento para compartilhar dificuldades.
Há, ainda, o sprint retrospective — a reunião final do ciclo. Nela, é feita uma avaliação do trabalho. As informações são úteis no planejamento da próxima etapa. No fim de todos os sprints, é feito um review meeting, para analisar tudo o que foi realizado e qual foi o resultado do projeto.
Documentos
Além das reuniões que marcam as etapas do scrum, essa prática também se baseia em alguns documentos fundamentais. Um deles nós já comentamos: o backlog. Ele é essencial para acompanhar a lista de tarefas a serem efetivadas.
Existem dois tipos de backlog: o do produto, que traz a lista de tarefas a serem desenvolvidas durante todo o projeto, e o do sprint, que se refere a cada ciclo de maneira isolada. Esses documentos facilitam o acompanhamento das metas de cada etapa e do processo como um todo.
Além disso, os profissionais podem se beneficiar de um descritivo com todas as funcionalidades que serão desenvolvidas no projeto (ele é chamado de estórias) e da análise gráfica das ações que precisam ser feitas (o burndown).
Avaliação
Como falamos, o scrum prevê a análise frequente dos resultados obtidos ao longo do trabalho. Afinal, no método tradicional de desenvolvimento de projetos pode ficar muito difícil coordenar as ações de uma grande equipe e avaliar um processo longo.
Já com a divisão da equipe em grupos pequenos de profissionais e do projeto em sprints curtos, torna-se viável checar a eficiência do trabalho a cada pequeno ciclo. Ao final de todo o processo, realiza-se a definição de pronto para verificar se os objetivos foram alcançados e se o resultado está pronto para ser entregue.
Qual é a importância do método scrum?
A aplicação dessa metodologia de gestão de projetos traz vantagens para as empresas e para os profissionais. Um dos maiores benefícios é, sem dúvida, a otimização do tempo. Todas essas estratégias que compartilhamos permitem fazer um trabalho mais rápido e eficiente.
Com isso, o aumento da agilidade e também da produtividade são aspectos positivos quando se adota esse método na gestão de projetos.
Outra vantagem é a organização. Quem coordena projetos em uma empresa sabe o quanto é desafiador manter as tarefas e os profissionais organizados em torno das metas. Quando esse processo é mais longo, as dificuldades são maiores.
Por isso, dividi-lo em pequenos passos, como propõe o scrum, é uma ótima ideia para facilitar o gerenciamento. Também fica mais fácil manter a motivação, já que os resultados são avaliados constantemente.
Vale destacar a qualidade conquistada com o acompanhamento que o scrum proporciona. Como há avaliação contínua, as falhas e dificuldades são resolvidas com rapidez. Assim, entregam-se resultados melhores e a empresa aumenta seu lucro e competitividade no mercado.
Adotando o scrum
O método scrum pode fazer grandes mudanças na maneira como você trabalha. E o melhor: é possível adaptá-lo a diversos tipos de negócios.
Que tal então aplicar essa metodologia em um projeto e comparar os resultados dele com os de outras estratégias que você utiliza?
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