Você já deve ter ouvido a expressão que diz que “tempo é dinheiro”. Principalmente em uma empresa, qualquer tempo perdido significa um custo a mais, mesmo que indiretamente.
Uma das coisas que mais mostram a perda de tempo é o retrabalho. Além de ser uma das situações que resulta em insatisfação nos profissionais de uma organização – e que pode ser estressante e frustrante, o retrabalho causa afeta negativamente na lucratividade.
Do mesmo modo, quando uma equipe precisa executar a mesma ação mais de uma vez, consequentemente sua produtividade é reduzida.
Mas, como para tudo existe uma solução, neste post daremos algumas dicas de como evitar o retrabalho. Confira!
Por que o retrabalho acontece?
Para falarmos sobre a eliminação do retrabalho ou como evitar que ele aconteça, temos que analisar primeiramente o motivo de ele existir. O principal é a falta de comunicação.
Quando uma pessoa ou uma equipe inicia uma atividade, se as informações não são precisas e dão espaço para a ambiguidade, é bem provável que seja difícil evitar o retrabalho. O mesmo ocorre com projetos cujo escopo é mal definido.
Existem situações em que o retrabalho existe porque o responsável por executar determinada tarefa não tinha todas as capacidades necessárias. Nesse caso, pode ser um problema de gestão ou de falta de treinamento.
Clientes exigentes ou chefes que demandam inúmeras alterações igualmente podem ser as causas do retrabalho nas empresas.
Quais as consequências do retrabalho?
Para o profissional, o retrabalho pode ser extremamente desmotivador, especialmente quando ocorre por falta de comunicação. Se frequente, ele pode causar desgaste nas equipes e um estresse no ambiente de trabalho.
Para a empresa, retrabalho significa perda de tempo que, por consequência, tem a ver com perda de dinheiro (afinal, como falamos no início, “tempo é dinheiro”). Além disso, existe a possibilidade de que a credibilidade com o cliente seja afetada e prazos não sejam cumpridos.
Quais ações tomar para evitar o retrabalho?
Para dar um fim, ou pelo menos reduzir o retrabalho, algumas ações que você pode adotar na sua empresa são:
Revise os erros do passado
Se perceber que o retrabalho virou uma constância, antes de qualquer coisa é importante avaliar quais erros foram cometidos e o que levou sua equipe ou o profissional a ter que refazer algo (caso você seja um gestor) ou o que o levou a ter o retrabalho (caso seja o empregado).
Esta é uma ótima análise a ser feita a fim de evitar o retrabalho no futuro, pois impedirá que os mesmos erros sejam cometidos. Às vezes, uma pequena mudança em um procedimento ou uma atenção maior em algum ponto já pode fazer toda a diferença.
Deixe claro os objetivos e alinhe expectativas
Um novo projeto será iniciado ou uma atividade precisa ser feita. Em ambos os casos, a pessoa ou o time que ficar responsável precisa saber quais resultados são esperados.
A partir daí, será possível traçar um plano de ação para que as metas sejam atingidas. Igualmente importante é fornecer todas as informações necessárias para que não sobre espaços para dúvidas.
Outra questão importante tem a ver com as expectativas. Sempre que for começar algo novo verifique quais são as expectativas dos clientes ou até mesmo dos superiores. Aqui, mais uma vez, é essencial levantar todas as informações necessárias, bem como alinhar prazos.
Faça um planejamento
Como diz o ditado, “não planejar é planejar falhar”. O trabalho que precisa ser feito deve ser planejado em todos os seus detalhes.
Itens a serem analisados incluem:
- Quais são os objetivos?
- Quais são as expectativas do cliente?
- O que precisa ser entregue?
- Quais os prazos?
- A atividade será quebrada em tarefas menores?
- Quem ficará responsável pela atividade ou determinada tarefa?
- As informações disponíveis são suficientes?
- A quem se reportar em caso de dúvidas?
Incentive a comunicação
Uma comunicação aberta é o caminho certo para evitar o retrabalho. Para tanto, estabeleça um canal eficiente e de fácil acesso com seu time. Caso se trate de um projeto que envolva mais pessoas, ferramentas como Trello, Asana ou Slack podem ajudar.
Independentemente da ferramenta a ser utilizada, garanta que a comunicação seja sempre clara e direta, e deixe o outro lado sempre à vontade para tirar dúvidas ou esclarecer alguns detalhes.
Dê feedback
A fim de evitar o retrabalho na sua equipe, procure sempre dar um retorno aos seus colaboradores. Repasse alguns erros que ocorreram no caminho e, em conjunto, pensem em como evitá-los na próxima vez (como comentamos, é sempre importante revisar os erros do passado).
Da mesma maneira, peça para que a equipe dê um feedback sobre o que precisa ser melhorado e o que todos podem fazer para impedir que o retrabalho aconteça. E, claro, elogie toda vez que os resultados forem alcançados.
Faça do “fim do retrabalho” uma prioridade
Para evitar o retrabalho é importante também deixar claro quais os efeitos que ele tem tanto para a empresa quanto para os próprios profissionais. Ao entenderem isso, todos agem com o objetivo de minimizar o retrabalho e ajudar uns aos outros.
Esta é uma ótima maneira de manter as equipes unidas e também de mostrar a todos que a empresa quer evitar um ambiente de estresse e de desmotivação (não tem nada pior do que gastar tempo e energia para fazer algo e descobrir que tal tarefa precisará ser refeita).
Concluindo
Trabalhar melhor não significa trabalhar mais. Cada vez que o retrabalho acontece tem alguém que perdeu tempo para fazer algo e precisará perder mais tempo ainda para arrumar.
Para que isso não aconteça na sua empresa, procure sempre manter uma comunicação aberta com seus colaboradores e esteja disposto a tirar as dúvidas sempre que elas surgirem. Além disso, ao começar um projeto, alinhe objetivos e expectativas e dê retornos constantes.
Ao longo do tempo você verá que pequenas ações evitarão o retrabalho e trarão um aumento na produtividade e na motivação do seu time.
Você tem mais alguma dica de como reduzir o retrabalho? Deixe um comentário e compartilhe conosco!
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