Cobrar os clientes que estão devendo nem sempre é uma tarefa fácil. A ação costuma ser dificultada pelo constrangimento natural da situação, além do receio de que a medida possa afetar a relação com o consumidor. Porém, saiba que ferramentas como a régua de cobrança podem ajudar no processo.
A adoção dessa estratégia é importante porque os atrasos nos pagamentos impactam o fluxo de caixa, comprometendo a saúde financeira da empresa. Ao utilizar ferramentas que possam transformar essa tarefa delicada em um processo eficiente mitiga os riscos financeiros.
Quer conhecer a ferramenta que ajuda a reduzir a inadimplência dos seus clientes? Continue a leitura e descubra mais sobre a régua de cobrança — uma aliada da gestão de contas!
O que é a régua de cobrança?
A régua de cobrança é uma estratégia que organiza e automatiza o processo de cobrar seus clientes. Ela segue um planejamento que determina como e quando sua clientela será contatada para ser lembrada dos pagamentos.
Por meio da régua de cobrança, é preciso considerar fatores como quando a conta vencerá, a avaliação do tempo hábil para comunicar o cliente sobre o vencimento e eventuais atrasos. Com isso, a ferramenta é usada para manter contato com o cliente, lembrando-o da proximidade do vencimento de uma dívida ou da ocorrência dele.
Considere, por exemplo, o uso do cartão de crédito. É comum que os bancos enviem e-mails informando o valor de sua fatura assim que ela fecha. Nos dias que antecedem o vencimento, novas notificações são enviadas.
Caso você não pague o montante devido dentro do prazo estabelecido, um novo alerta é emitido. Essas ações mostram como a régua de cobrança funciona na prática. Os diversos tipos de mensagens são enviados em momentos previamente definidos.
Além disso, os comunicados são personalizados conforme o cliente ao qual se destinam, respeitando o tom e a linguagem da empresa. Cada empresa deve decidir quais são os canais de comunicação mais eficazes para o seu público. As opções incluem ligações telefônicas, e-mail e mensagem SMS ou, até mesmo, via WhatsApp,
Como organizar a régua de cobrança?
Para organizar o funcionamento da régua de cobrança na empresa, é preciso identificar as etapas envolvidas no processo de cobrança. Vale começar pelo planejamento dos pontos de contato com o cliente.
Eles correspondem aos momentos ideais para se comunicar com o consumidor, como:
- período que antecipa o vencimento da fatura;
- dia previsto para o pagamento;
- após alguns dias do vencimento, sem o devido pagamento.
Definido o momento da comunicação, estipula-se quais serão os canais pelos quais essas mensagens serão enviadas. Eles devem ser escolhidos conforme o perfil dos clientes e do próprio negócio.
É comum que empresas prefiram e-mails para conseguir detalhar informações como valores e prazos. Já as mensagens SMS ou por WhatsApp costumam ser eficientes para o envio de lembretes curtos.
Por sua vez, as ligações podem ser úteis em casos mais urgentes, como a inadimplência prolongada, principalmente por facilitar negociações.
Por fim, ferramentas de gestão financeira são adotadas para colocar a régua de cobrança em prática. Elas conseguem automatizar o envio das mensagens, reduzindo o esforço manual e garantindo que cada cliente receba as notificações no momento certo.
Como a régua de cobrança auxilia na redução da inadimplência?
A régua para cobrar clientes é usada para organizar a comunicação entre a empresa e o cliente referente às contas a vencer ou vencidas. Como visto, você pode integrar as ações determinadas na sua elaboração a ferramentas que automatizam as cobranças.
Descubra como ela pode reduzir a insolvência dos seus clientes e melhorar a gestão financeira da sua empresa!
Organização e planejamento dos contatos
A régua de cobrança oferece um planejamento detalhado dos pontos de contato com o cliente. Com isso, a ferramenta evita que a empresa credora e o consumidor devedor esqueçam dos prazos de pagamento.
O envio de lembretes em momentos estratégicos, como antes e após o vencimento, atualiza o cliente constantemente sobre sua situação financeira. A medida reduz as chances de atrasos nos pagamentos.
Comunicação personalizada
Ao utilizar uma régua de cobrança, a sua empresa pode enviar mensagens personalizadas, respeitando o perfil de cada cliente. Essa abordagem individualizada cria um tom de proximidade, podendo tornar a experiência de cobrar menos invasiva e mais positiva aos olhos do consumidor.
Redução de constrangimentos
O uso da régua de cobrança profissionaliza a relação financeira entre empresa e cliente. A automatização e a padronização da comunicação tornam a abordagem menos emocional, por exemplo. Como resultado, há menos chances de haver constrangimento, comum a quem está devendo.
Acompanhamento contínuo
Por se basear na automatização, a régua de cobrança facilita o acompanhamento das contas a receber. Dessa maneira, a empresa consegue monitorar o comportamento financeiro de seus clientes.
Com isso, a gestão consegue identificar eventuais padrões de atraso, por exemplo. A partir das informações coletadas, é possível ajustar as estratégias de cobrança para serem mais efetivas e reduzir os índices de inadimplência.
Recebimento facilitado
Por fim, as mensagens enviadas automaticamente costumam trazer instruções sobre como o cliente pode quitar sua dívida. Alguns exemplos são links de pagamentos, chaves Pix ou códigos de barras, facilitando o recebimento dos valores.
Como usar a régua de cobranças no seu negócio?
Para colocar a régua de cobrança em prática, comece com uma análise sobre datas críticas. Assim, organize um calendário de cobrança que defina os dias e o teor das mensagens.
Algumas possibilidades são:
- envio de lembrete por e-mail 3 dias antes do vencimento;
- nova notificação, por e-mail, no dia do vencimento;
- ligação com reprodução de mensagem gravada, após 3 dias de atraso;
- contato por WhatsApp após 7 dias de atraso.
Escolha uma ferramenta de automatização, que deve ser alimentada com informações como nomes dos clientes e datas de vencimento. Depois, defina as mensagens e as personalize conforme os diferentes perfis dos compradores.
Para o sucesso da sua estratégia, evite erros comuns, como o envio excessivo de mensagens. Além disso, lembre-se de monitorar os resultados para ajustar a comunicação e o calendário conforme necessário.
Neste post, você conheceu a régua de cobrança, uma ferramenta útil para reduzir a inadimplência dos seus clientes. Com as dicas listadas, você pode adotar o método e melhorar o controle financeiro do seu negócio.
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