Ao organizar uma festa, a preocupação com o dinheiro e os gastos nos preparativos geram dor de cabeça e acabam tirando o prazer de realizar o evento, não é mesmo? Mas não precisa ser assim. É possível organizar uma festa sem estourar o orçamento.

Entre inúmeras maneiras de organizar qualquer festa e passar bons momentos ao lado de pessoas queridas, um dos pontos que devem ser considerados é a organização. E quando planejamos fazer algo com um orçamento definido não há como fugir de uma lista de cuidados que devemos ter.

Separe o bolo e a vela e saiba como organizar uma festa sem estourar o orçamento! Boa leitura!

1 – Analise a relação tamanho da festa x orçamento

Para iniciar seu planejamento, defina o tamanho da festa, tendo em mente: quanto maior e mais convidados, mais custo. Adeque o tamanho da festa ao orçamento disponível.

Uma vez definido, não fique com dúvidas, mantenha o planejado.

2 – Crie seu guia para organizar a festa

Crie um guia com todas as suas anotações sobre a festa, anote todo o planejamento e organização da festa para não perder o foco. Anote ideias que surgirem e contatos que obter com conhecidos.

O próximo passo é repassar o orçamento a cada compra para não fugir do estipulado.

3 – Use a internet

A internet é sua aliada. Ao digitar “temas de festas” aparecerão algumas milhares de opções nos sites de buscas. Aproveite e procure bastante. Veja fotos. Tenha ideias.

Será possível localizar desde a festa mais criativa a mais opulenta. Logo, várias opções de gastos. Salve as inspirações e as utilize!

4 – Busque itens com grande oferta

Busque itens de decoração que sejam fáceis de encontrar e tenham grande oferta. Logo, terão preços melhores.

É possível fazer uma bela decoração com flores por exemplo sem gastar rios de dinheiro. Para isso, é necessário pesquisar quais são as flores mais fáceis de encontrar na data do evento, aquelas que são próprias daquela época. Isso porque, com certeza, elas terão um custo menor.

O mesmo vale para outros itens, como frutas da estação.

5 – Busque o melhor preço

Opte por fornecedores que praticam bons preços, como atacados, distribuidoras e grandes lojas. Fuja de lojas de shopping e boutiques. Para bebidas por exemplo, busque distribuidores de bebidas.

Lojas menores ou boutiques praticam valores maios altos, até pelo menor volume e pela característica do negócio. No exemplo das flores, escolha floriculturas maiores, mais afastadas do centro das cidades. Com uma boa pesquisa você conseguira organizar sua festa sem estourar o orçamento.

6 – Negocie

Provavelmente alguns itens serão comprados em grandes quantidades para a festa. Portanto, negocie descontos e formas de pagamento para tudo o que for comprar em maiores volumes.

A negociação é um fator bastante importante para quem tem um orçamento e deseja se manter nele para organizar a festa.

7 – Faça você mesmo

Sempre que possível, faça você mesmo tudo o que for possível. Além de se envolver mais com os preparativos e deixar tudo personalizado, o custo será bem menor.

Algumas pessoas têm aptidão com trabalhos manuais e conseguem elas próprias organizar painéis e mesas decoradas. Garrafas de vidro vazias viram porta flores, paletes de madeira viram decoração rústica. A ida a uma loja popular de tecidos pode ser uma descoberta de estampas para toalhas e painéis que podem, inclusive, guiar o tema da festa.

Se este é seu caso, aproveite! Além de fazer a festa em si, fará terapia cuidando dos detalhes e deixando o ambiente bem personalizado a um ótimo custo.

8 – Pesquise a qualidade sempre

Pesquise sempre e muito, mas não deixe de se atentar à qualidade do que você estará contratando. Nos serviços de decoração e buffet, a pesquisa de preços rende uma boa economia.

Vale manter atenção aos feedbacks de clientes e, se possível, pegue indicação com algum conhecido, para que o barato não saia caro.

Se sua aptidão para a decoração não é das melhores e fazer você mesmo não é uma opção, hoje é fácil buscar na internet quem trabalhe com aluguel da mesa de decoração com painel a um preço bastante acessível ou lojas que comercializam itens de festa, mas também alugam a festa pronta, por exemplo.

O que importa é equilibrar preço com a qualidade do que está sendo contratado.

9 – Liste as compras

Faça lista de tudo o que for comprar e junte esse acompanhamento ao seu guia da organização da festa. Se possível, delegue essa atividade de compra a alguém que não esteja tão envolvido emocionalmente com o evento ou seja mais racional.

Dessa forma, a chance de comprar itens que não estavam inicialmente previstos é menor.

10 – Seja claro sobre orçamento ao contratar profissionais

Se cabe no seu orçamento contratar profissional para cuidar da decoração, essa pode ser uma boa opção, já que esses profissionais costumam conhecer bons fornecedores e lhe poupam trabalho. O mesmo para os serviços de buffet, que disponibilizam inclusive material necessário e garçons.

O principal ponto, neste caso, é a clareza na comunicação, para que não haja frustração ou insatisfação. É imprescindível que você deixe bem claro qual o orçamento que tem disponível e que não deseja gastar mais do que o estipulado.

11 – Defina um cardápio inteligente

Deixe as comidinhas gourmet de lado se deseja economizar e organizar uma festa sem estourar o orçamento. Escolha itens com bom custo benefício, que possibilite um prato realmente gostoso e farto. O mesmo vale para bebidas.

Se você está organizando uma festa menor e mais intimista, vale a pena você mesmo e familiares ou amigos mais próximos se dedicarem aos quitutes.

12 – Cuide dos detalhes

Se atente aos detalhes que não representam custo, mas que podem representar o sucesso de sua festa. Festas com altos custos podem não ser tão prazerosas assim para os convidados. Pequenos detalhes mudam o ambiente e podem ser responsáveis pelo sucesso do evento.

Confira algumas dicas:

  • Ao fazer a lista de convidados, verifique se existem grupos e pessoas que se conhecem entre si. Nada mais chato do que chegar em um ambiente e ficar isolado. Pense na possibilidade de colocar nomes nas mesas, juntando pessoas que se conhecem.
  • A música de um evento faz toda a diferença. Hoje, com tantos aplicativos de músicas, fica fácil contar com uma playlist especial. Organize o que tocará na festa de acordo com o gosto dos anfitriões e dos convidados.

Seguindo estas 12 dicas ficará muito mais fácil organizar uma festa sem estourar o orçamento e dividir com os amigos e familiares momentos especiais da sua vida!

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Autor

Daniela Viola Bona

Especialista em Finanças e Economista pela UFES (ES). Especialista em Comportamento Organizacional. Atua no mercado financeiro há 10 anos. Realiza atividades de educação e treinamento como professora/instrutora na área de banking/economia.

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