Todos aqueles que querem ser produtivos e precisam otimizar ao máximo o seu trabalho precisam saber como organizar o escritório. Ter um ambiente de trabalho em ordem poupa tempo ao procurar o que precisamos, nos ajuda a sermos menos distraídos e a nos mantermos focados somente no que deve ser feito.
A boa notícia é que isso pode ser feito seguindo algumas dicas básicas. Colocá-las em prática o quanto antes fará você trabalhar muito melhor e com foco no que é mais importante.
Quer aumentar a produtividade e ter bons resultados? Então leia o artigo e descubra como organizar um escritório, seja familiar/home office, comercial ou de uma empresa e comece a trabalhar de maneira mais eficiente!
Quer entender mais sobre produtividade? Confira estes artigos:
- Como aumentar a produtividade diária: confira 14 dicas!
- 6 aplicativos que ajudam você a aumentar sua produtividade
- 8 dicas para aumentar a produtividade no seu local de trabalho
- 4 livros para ajudar na gestão do tempo e produtividade
- 5 erros de produtividade que você provavelmente está cometendo
- Gestão do tempo x produtividade: como melhorar sua performance no dia a dia?
A importância de um ambiente organizado
Sempre tem aquela pessoa que diz “eu me encontro na minha bagunça”. Mesmo que isso seja verdade, perde-se um tempo considerável procurando o que se precisa, independente de quantos minutos levar essa tarefa.
Como citado, um ambiente em ordem ajuda a pessoa a manter-se focada no que importa, pois isso torna o ambiente menos distrativo e deixa as atividades com menor relevância para o momento certo. Além do mais, não se perde tempo procurando documentos, o que sempre causa distrações .
Dessa forma, otimizamos o nosso trabalho ao máximo para depois aproveitar melhor o dia sem ter aquela sensação incômoda de que faltou tempo para executar tudo o que era preciso. O dia a dia fica mais proveitoso e nos sentimos bem, com o pensamento positivo de dever cumprido.
A organização do escritório é importante por causa disso. Mas, como ter um escritório bem organizado? É isso que você descobrirá a seguir!
Acompanhe!
Dicas para deixar qualquer ambiente de trabalho em ordem
Para manter um ambiente equilibrado e eficiente para executar seus trabalhos, confira agora 10 dicas de organização de escritório.
1. Deixe somente o necessário na mesa
A sua mesa de trabalho ou escrivaninha é onde você passa a maior parte do tempo executando seus serviços. Por isso, deve sempre estar em ordem.
Busque manter somente o necessário – o que realmente utiliza – em cima da mesa e guarde tudo em excesso em estantes, gavetas ou armários.
Não deixe livros em cima da estação de trabalho, a menos que você esteja utilizando-os em todos os momentos para alguma atividade específica. O mesmo vale para correspondências, utensílios e papéis, por exemplo.
Arrumar a mesa de escritório deve ser a primeira coisa a ser feita, simplesmente pelo fato de ser o local no qual você faz o trabalho acontecer. Todos os dias, ao terminar seu trabalho, organize-a novamente para o dia seguinte.
2. Otimize os espaços
Tem gente que trabalha em casa em espaços bem limitados, seja pelo fato de não ter um cômodo livre ou porque vive em um pequeno apartamento, por exemplo. Isso não é raro, e felizmente há como organizar um escritório pequeno.
Nessas horas, o ideal é contar com a criatividade e aproveitar as paredes, ou seja, utilizar utensílios aéreos para arrumar o local.
Utilize estantes suspensas, quadros, pequenas bolsas ou organizadores para guardar o que necessita. Seu escritório ficará organizado e terá espaço para você se locomover.
3. Livros
Praticamente impossível não termos livros no escritório. Ocupam espaço significativo, facilitando a desorganização. Por isso, deixe-os sempre fora da mesa de trabalho e coloque-os em estantes ou armários.
Organize-os por categorias ou grau de importância. Entenda também que no escritório deve apenas conter as obras utilizadas no serviço ou aquelas para consulta.
Livros para entretenimento e leituras que não tenham a ver com a vida profissional devem ser guardados separados, de preferência em uma estante ou móvel de outro cômodo, como sala de estar ou quarto, por exemplo.
4. Papéis
Essa seja talvez uma das tarefas mais difíceis de se fazer. Recebemos diariamente muitas correspondências, papéis de supermercados, contas e panfletos que recebemos nas ruas contendo propagandas.
Saber organizar papéis ou documentos do escritório é essencial para não acumular lixo e materiais desnecessários. Isso pode ser feito de maneira bem simples: tudo o que não for útil para o trabalho, coloque em outro local da casa. Descarte tudo o que não presta logo no momento em que receber.
Organize os documentos em pastas, deixando documentos em uma, contas e boletos em outras e materiais de estudos em uma terceira, por exemplo. Separe o que for importante (urgente), o que não tem tanta importância e pode ser feito posteriormente e o que tem prazo maior, por exemplo.
Quando tudo está no seu devido lugar, temos mais controle do ambiente e sabemos o que temos arquivado.
5. Deixe somente coisas de trabalho
Todo mundo conhece aquela pessoa que leva objetos ou utensílios que tiram a atenção. Seja um jogo, um livro de ficção ou um aparelho eletrônico.
Quando estamos no escritório, mesmo que seja do lado do nosso quarto, temos que fazer nossa mente entender que aquele momento é exclusivo para trabalhar e produzir. Portanto, evite levar itens alheios ao serviço e que possam atrapalhar sua atenção.
6. Utilize organizadores
Materiais de organização de escritório podem ser facilmente encontrados em qualquer loja. Se não quiser gastar com isso, utilize os materiais que tem em casa e recicle!
Você pode usar diferentes caixas para guardar utensílios distintos, latas de achocolatado para guardar canetas e lápis, revisteiros para documentos ou papéis urgentes. etc.
Aposte na criatividade para fazer isso. Quer ter algumas ideias de como utilizar esses materiais no ambiente de trabalho? Confira os artigos abaixo:
- 21 ideias para organização de escritório;
- 15 formas eficientes de organizar seu escritório;
- 10 dicas para organizar a mesa do escritório.
7. Tenha uma lata de lixo grande
Tenha sempre um lixo no escritório para descartar papelada de projetos já finalizados e que não precisam ser guardados, correspondências recebidas e que não são importantes e todo o resto que não tem importância.
Esvazie o lixo pelo menos uma vez por semana. É importante também organizar toda semana todo o escritório para mantê-lo limpo e livrar-se de tudo o que deve ser descartado.
8. Separe trabalho online de trabalho offline
Como toda pessoa que presta serviço, as chances de ter trabalhos online e offline são grandes. Por exemplo, há quem faça todo o trabalho por computador mas precisa toda hora checar contratos e procurar referências em livros para determinada atividade.
Se puder, divida esses trabalhos e tenha um local apenas para executar os trabalhos por computador e outro para fazer essas atividades importantes que sejam offline.
9. Coloque nome em tudo e separe por categorias
Vamos supor que você trabalhe como fotógrafo. Você tem sua câmera, provavelmente algumas (ou muitas) lentes, contratos com antigos clientes, contratos com novos clientes, fotos ou portfólios para mostrar seu trabalho e livros de fotografia.
Então, porque não colocar cada coisa em uma caixa diferente e colocar nome em cada uma para não se perder?
Assim, os contratos antigos estarão na caixa com a etiqueta “contratos antigos” e assim por diante. Se puder, separe por categorias.
Em uma parte da estante, tenha apenas a câmera com as lentes. Em outra, coloque os livros de técnicas de fotografia, e continue fazendo isso com o resto do que tem no escritório.
Isso pode facilitar muito na hora de encontrar o que precisa. E vale para qualquer profissional.
10. Tenha somente o essencial
Às vezes, pensamos que precisamos de tudo o que temos no nosso escritório. Isso não é verdade e podemos ter muitos utensílios que somente ocupam espaço. Tire tudo o que for em excesso, inclusive móveis que estejam apenas de enfeite.
Diante o exposto, você conseguiu aprender a como organizar o escritório. Essa tarefa é simples, mas precisa ser feita com paciência e muita consistência. Não se pode esquecer de toda semana dar uma organizada para que o ambiente mantenha-se arrumado.
Um escritório organizado nos deixa mais focados e, principalmente, conseguimos executar o que devemos sem perder tempo. E, assim, ficamos mais produtivos.
Portanto, comece agora a aplicar as dicas e deixe tudo em ordem para poder trabalhar melhor e produzir muito mais!
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