Quando o assunto é finanças, nunca é demais sermos cuidadosos, certos? Se isso se aplica aos nossos bolsos, o mesmo podemos dizer sobre empresas.
Por melhor que sejam os produtos ou serviços que oferecem, e por mais dedicados que sejam seus colaboradores, sem dinheiro, nenhuma organização sobrevive.
Para que o lado financeiro esteja em ordem, negócios devem ficar atentos ao orçamento empresarial. Existem alguns pontos que se não forem tratados com atenção resultarão problemas no caixa.
Para evitar que isso aconteça, confira os principais erros do orçamento empresarial e não seja atingido por eles.
1 – Não ter metas definidas
Metas são fundamentais para darem um direcionamento. O estabelecimento de metas SMART (explicamos sobre elas neste artigo) para a sua empresa permitirá avaliar o sucesso do seu ano financeiro. Além disso, as metas servirão como ponto de partida para a definição de todo o orçamento empresarial.
Por exemplo, se sua empresa espera vender mais do que no ano anterior provavelmente precisará de investimentos. Talvez precisará investir em maquinários ou contratar novas pessoas. Caso o objetivo seja cortar custos, como cada área deve contribuir?
Uma vez definidas as metas os gestores devem trabalhar para atingi-las. Nesse caso, é importante também que compartilhem com suas equipes para que todos caminhem na mesma direção.
2 – Não envolver gestores
Este erro está relacionado ao primeiro. É muito comum termos casos de empresas que na hora de criar metas financeiras esquecem de envolver os gestores das áreas.
Se o orçamento empresarial deve estar ligado às metas, como defini-lo sem a participação dos gestores? Quando não há o envolvimento da gerência, a gestão orçamentária pode não conseguir refletir a realidade dos departamentos.
Imagine que tenha sido definida uma meta de aumentar em 20% as vendas em seis meses. A equipe de TI não estava envolvida e definiu-se cortar investimentos em infraestrutura. Acontece que sem equipamentos e máquinas adequadas os vendedores não conseguem melhorar o desempenho.
Questões como essa podem ser evitadas quando todos os gestores da empresa fazem parte do processo de elaboração do orçamento, pois cada um tem conhecimento das necessidades de suas equipes.
3 – Não incluir a previsão de receita
Muitas pessoas acreditam, erroneamente, que o orçamento empresarial serve somente para controlar o quanto de dinheiro sai da empresa.
No entanto, o fato é que orçamentos são ferramentas essenciais também para ajudar a rastrear e aumentar a quantidade de dinheiro que entra. É nesse ponto que as previsões de receita são importantes.
Como é preciso garantir sempre mais entradas do que saídas, incluir a previsão dos recebimentos serve como um direcionamento para evitar que seja gasto mais do que a empresa espera ganhar ao longo do ano.
Para que realmente seja útil, a previsão de receitas deve ser realista. Isso significa que não se trata de chutar um número ao acaso. O indicado é ver as previsões anteriores e criar metas a partir delas, sempre levando em consideração o momento atual da empresa e do mercado de modo geral.
Caso a organização seja nova, analise os concorrentes, estude o mercado e defina uma previsão.
4 – Subestimar as despesas
Se é importante considerar as previsões de receitas, o mesmo devemos fazer com as despesas. Aqui é primordial planejar todos os gastos que a empresa terá, nunca esquecendo-se das metas definidas.
Isso significa observar todos os pontos da empresa e prever gastos com pagamentos de salários (já prevendo futuras contratações), custos para manter a estrutura funcionando (aluguel, água, luz, telefone, internet), manutenção de máquinas e equipamentos, entre outros.
5 – Esquecer de revisar
O orçamento empresarial é algo estratégico, pois deve envolver a organização inteira (como mostramos no primeiro item, o orçamento está atrelado a uma meta). Por ser estratégico, ele deve ser revisado pelo menos semestralmente.
Explicamos: quando o orçamento é estático existe o risco de que ele não consiga acompanhar as mudanças de mercado e até as mudanças internas que podem vir a ocorrer. Imagine que a organização esteja vendendo mais ou gastando menos do que o definido incialmente, ou que tenha perdido mais clientes do que o previsto.
Seja qual for o cenário – positivo ou negativo – é fundamental que o orçamento empresarial reflita essa realidade. Lembre-se que bons ventos podem ser sinônimo de mais oportunidades para o negócio e mais investimentos.
O contrário também é verdadeiro, pois se a situação não estiver favorável, a revisão orçamentária ajudará a manter o financeiro da empresa nos trilhos.
6 – Desconsiderar a sazonalidade
Existem negócios que são mais sazonais que outros (como o exemplo clássico da sorveteria). No entanto, de um certo modo todas as empresas têm picos e quedas de vendas.
Existem produtos ou serviços que são mais solicitados em um determinado período do ano, assim como os gastos podem ser maiores em alguns meses do que em outros (por exemplo, no verão a tendência é gastarmos mais com energia elétrica, por causa dos aparelhos de ar condicionado).
Quando for elaborar o orçamento empresarial, faça suas previsões de entrada e saída considerando os momentos em que menos dinheiro entrará em caixa e que uma quantia um pouco maior precisará sair.
Concluindo
Elaborar o orçamento empresarial não é algo simples e muito menos que possa ser feito em poucas horas. Apesar de ser um item que muitos empreendedores desconsideram, é muito difícil – para não dizer impossível – uma organização ser saudável financeiramente sem uma boa gestão orçamentária.
Quando feito sem o devido cuidado, a empresa pode ter uma visão equivocada do seu fluxo de caixa. E como o dinheiro é primordial para um negócio funcionar, erros no orçamento empresarial podem afetar negativamente um negócio, tendo em vista que muitos deles só são percebidos quando a bomba já estourou.
Fique atento ao que apresentamos neste artigo e garanta que sua organização não cometa esses equívocos. Aproveite para saber mais sobre o tema e confira nossas dicas sobre como fazer um bom controle financeiro empresarial.
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